Главная
→
Проекты
→
Кейс по настройке договора на закупку в решении Документооборот

Кейс по внедрению

Договор на закупку

Пример настройки согласования договора на закупку на производстве

О клиенте Как выстроен процесс Результаты

Наш клиент - это одно из ключевых предприятий в сфере машиностроения.

Компания уже много лет специализируется на разработке, изготовлении и поставке высокотехнологичного оборудования для предприятий нефтегазового и химического комплексов.

О Клиенте

Проблемы до внедрения договора на закупку

Долгий процесс согласования

Процесс затягивался из‑за физического перемещения документов между отделами и несколькими участниками (менеджеры, юристами, руководством).

Отсутствие прозрачности и контроля

Менеджеры не видели статус согласования договора в режиме реального времени, не знали, на каком этапе находится документ и кто его обрабатывает.

Потеря и порча документов

Бумажные документы могли потерятся или испортиться на производстве в процессе работы.

Сложные итоговые документы

Вручную составлялся лист согласования, собирались подписи, формировался архив.

Как проходило внедрение

Внедрение проходило в рамках комплексного проекта по автоматизации и внедрения решения «Документооборот» на базе Битрикс24.

Цель проекта

Выстроить четкий и простой процесс согласования договора на закупку.

Сроки проекта

1 месяц с учетом сбора условий процесса и тестированием системы.

1

Запуск согласования менеджером

Менеджер переходит во вкладку «Документооборот» и запускает новое согласование для договора на закупку. Он заполняет все необходимые поля и прикрепляет документы.

2

Согласование юристами

Первый юрист знакомится с процессом и может выбрать риски, поручить второму юристу приложить протокол разногласий.

После нажатия «Согласовать процесс» документ уходит ко второму юристу.

Второй юрист изучает документ, дополняет информацию, прикладывает свой протокол, указывает комментарии и отправляет на проверку первому юристу.

Первый юрист дорабатывает протокол или пропускает процесс дальше.

3

Согласование руководителями

Процесс переходит к заместителю генерального директора, который выполняет задание.

Менеджер, запустивший согласование, видит все изменения и этапы в режиме реального времени.

После подтверждения заместителем генерального директора процесс уходит к генеральному директору.

Генеральный директор изучает информацию и принимает финальное решение

4

Завершение процесса

Формируется лист согласования с подписью.

Согласованный договор автоматически переносится в раздел «Архив документов».

В карточке договора доступны все документы: протоколы, лист согласования, комментарии на таймлайне от сотрудников.

Для обсуждения процесса предусмотрен отдельный чат с отображением всей информации по согласованию.

Как выстроен процесс

Результаты внедрения

+ 40%

Скорость согласования
- X2

Трудозатраты
+ X3

Прозрачность и контроль

1

Договор быстрее согласовывается за счёт автоматизации рутинных действий и прозрачности этапов.
2

У сотрудников появилось больше времени для стратегических задач за счёт простой логики согласования и автоматизации.
3

Сотрудник видит договор на согласовании, кто и почему задерживает, что позволяет повлиять на процесс.

4

Отдельный чат по каждому договору ускоряет и упрощает обсуждение и поиск информации.
5

Система готова к росту объёмов процессов и документов без потери производительности
6

Централизованное хранение документов в электронном виде исключает риск их потерять или испортить.

Обсудим проект и предложим решение для роста скорости, прозрачности и прибыли.

Обсудить проект

У Вас похожие задачи?
Знаем, как их решить

единая система гарантирует, что сотрудники работают с актуальным договором на закупку