Как дисциплинировать сотрудников, снизить просрочку задач в 2 раза и сократить время на отчеты до 15 секунд

Кейс по автоматизации производства

Разработка информационной доски в Битрикс24: статистика задач и новости компании

ПНХМ: доска с задачами и новостями

Компания «Пензнефтехиммаш»(ПНХМ)— производство оборудования для нефтеперерабатывающей, химической и нефтехимической промышленности.

Пензнефтехиммаш — одно из ключевых предприятий в сфере машиностроения. Компания уже много лет специализируется на разработке, изготовлении и поставке высокотехнологичного оборудования для предприятий нефтегазового и химического комплексов.

Расположенная только в городе Пенза, компания имеет мощную производственную базу и широкий спектр возможностей — от проектирования до полного цикла изготовления сложных технических решений.

Сегодня в работе с системой Битрикс24 задействовано более 250 сотрудников — это инженеры, менеджеры, отдел закупок, сервиса и руководители всех уровней. Такое масштабное внедрение позволило выстроить единую цифровую среду управления проектами, заказами и внутренними процессами.

О заказчике

До внедрения проекта, клиенту было сложно контролировать задачи в Битрикс24 со стороны инженерно‑технических работников (ИТР) и производственных руководителей (начальников цехов, бригадиров):

данные собирались из разных источников (проекты, группы задач с фильтрами, дела в CRM);
много времени уходило на сбор и обработку информации;
сложно было оценить сотрудников и быстро выделить отстающих и продуктивных;

Цели и задачи

Цель проекта

Разработать и внедрить в Битрикс24 единую информационную панель для мониторинга и контроля задач в режиме реального времени.

Задачи проекта

Спроектировать интерфейс информационной панели с понятной визуализацией данных.

Вывести на панели блоки с автоматизированной выборкой данных:
перечень сотрудников с наибольшим количеством просроченных задач («худшие» по выполнению);
список наиболее эффективных сотрудников («лучшие» по выполнению задач);
сводные показатели по всем задачам компании (общее количество, процент выполненных в срок, средний срок выполнения);
зона риска: сотрудники, у которых растёт число просрочек или приближается критический порог;
перечень наиболее проблемных задач, которые долго не выполняются (с указанием сроков задержки и ответственных).

Интегрирвоать панель с существующей базой задач в Битрикс24 без потери данных.

Настроить автоматические обновления данных на панели в режиме реального времени.

Обучить сотрудников работе с новой панелью.

Внедрить панель для всех пользователей Битрикс24 и обеспечить техническую поддержку на этапе адаптации.

Аудит проблем и задач

Провели серию встреч с руководителями разных уровней и выяснили, что, несмотря на использование Битрикс24, система не давала нужного уровня прозрачности по задачам. После этого, сформулировали проблемы и согласовали с руководством компании цели будущего решения.

Создание карты проекта

Задача состояла в том, чтобы выстроить целостную систему управления задачами.

Это было самой сложной частью проекта.

Требовалось не просто внедрить новый инструмент, а изменить подход компании к работе с задачами:

определить точки автоматизации, где задачи могут ставиться системой, а где только сотрудником;

настроить распределение задач по должности сотрудника и стадии заказа;

создать схему взаимодействия между отделами через единую систему задач;

проработать механизмы контроля и отчётности.

Результат: пошаговый план внедрения новой системы.

Разработка встройки

Разработали приложение-встройку, интегрированное в Битрикс24.

Интерфейс приложения состоит из следующих разделов и функций:

раздел «Новости компании», который открывается в меню портала и сразу показывает важные новости и просроченные задачи;
модуль автоматического сбора данных из Битрикс24 — пользователям не нужно предпринимать никаких дополнительных действий;
единый стиль интерфейса с Битрикс24, визуально приложение неотличимо от основной системы;
преднастроенные фильтры в отчётах (по количеству задач и дням просрочки) — руководители сразу получают нужную выборку без ручной настройки.

Обучение и вовлечение пользователей

Для плавного перехода на новую систему мы организовали обучение:

провели семинары для руководителей — показали, как контролировать подчинённых и анализировать рейтинги;

подготовили текстовые материалы и видеоинструкции для обучения сотрудников;

Дополнительно на еженедельных планёрках с руководителями разбирали примеры работы лучших и худших сотрудников — это мотивировало персонал и помогало улучшать систему.

Ход проекта

В 2 раза сократилось количество просроченных задач

На 100% улучшилась
дисциплина сотрудников по выполнению своей работы качественно и в срок

До 15 секунд
сократилось время на подготовку отчетов
(раньше 5-10 часов)

Результаты автоматизации

Трудозатраты по задачам значительно снизились благодаря автоматизации: большинство задач ставится системой автоматически в зависимости от должности сотрудника и стадии работ.

Обсудим проект и предложим решение для роста скорости, прозрачности и прибыли.

Обсудить проект

У Вас похожие задачи?
Знаем, как их решить

Срок выполнения проекта: 14 дней
Все данные собраны в едином отчёте на информационной панели. Это освободило время для стратегических задач вместо рутинной отчётности.
Публичность данных (рейтинги лучших и худших исполнителей видны всем) создала здоровую конкуренцию среди сотрудников.
Все сотрудники видят статус задач в режиме реального времени, что устранило «серые зоны» и недопонимание между отделами.

Настроенный в Битрикс24 функционал - это инструмент, который оптимизировал работу с задачами в компании