Оставьте заявку
Мы обсудим ваш проект
О клиенте
ООО «Новолазер» — одна из ведущих российских сетей клиник лазерной эпиляции, основанная в 2013 году. Компания специализируется на предоставлении высокотехнологичных услуг по лазерной эпиляции с использованием профессионального оборудования от мировых производителей.
Сеть насчитывает 21 клинику в 16 городах России, включая 6 точек в Москве. Компания также активно развивает франчайзинг, предлагая партнёрам полный цикл поддержки — от лицензирования и подбора персонала до внедрения корпоративных CRM-решений.
В Битрикс24 работает 380 сотрудников.
Проблематика
У компании уже был внедрен Битрикс24, однако функционал не использовался для автоматизации закупок.
Основным инструментом отдела снабжения были Google-формы.
Сотрудники филиалов заполняли анкеты, указывая различные товары:
Данные попадали в таблицы, потом таблицы пересылались в мессенджерах или в Битрикс24, что создавало беспорядок в информации и риски для закупок и бизнеса.
Основным инструментом отдела снабжения были Google-формы.
Сотрудники филиалов заполняли анкеты, указывая различные товары:
- вода, кофе и канцтовары;
- медоборудование, инструменты и препараты;
- расходники для клиентов и хозтовары для уборки.
Данные попадали в таблицы, потом таблицы пересылались в мессенджерах или в Битрикс24, что создавало беспорядок в информации и риски для закупок и бизнеса.
Неактуальные данные
Передача информации через сторонние сервисы занимало много времени и приводило к ошибкам в расчетах.
Нецелевые расходы
Было сложно анализировать, на какую категорию тратится больше всего средств, сколько денег потрачено или зарезервировано, и сколько осталось.
Утомительные коммуникации
Уточнение деталей по заявке превращалось в бесконечную переписку и пересылку таблиц, а история изменений не сохранялась.
Задачи проекта
-
Раздел для закупок в Битрикс24
- Настроить раздел «Закупки» с гибкими правами доступа сотрудникам клиник, управляющему, снабженцам.
- Настроить подразделы для контроля закупок, списания товаров, поставщиков, бюджета.
-
Автоматизировать согласование заявки
- Настроить карточки закупок, соответствующие поля для заполнения и для реализации процессов автоматизации.
- Настроить воронку согласования с ключевым этапами.
- Настроить роботов для автоматизации расчёта сумм по товарам и расходам.
-
Уведомления
Настроить автоматические уведомления сотрудникам о ходе работ по закупкам, заполнении необходимой информации, отчетах.
Перенести процессы снабжения и закупок, списания и бюджетирования расходных товаров в единое цифровое пространство Битрикс24, исключив «ручное» управление и обеспечив 100% прозрачность выделенных бюджетов.
Ход проекта
Разработка процесса согласования
Согласовали и автоматизировали следующий порядок подачи и согласования закупки:
1 . Клиника. Подает заявку и делает инвентаризацию, видит в разделе только свои данные.
2 . Управляющий. Проверяет и согласовывает данные, в разделе видит данные заявок, которые указывают клиники.
3 . Снабженец. Закупает товары и готовит отчетность. У него полный доступ к разделу.
Создание раздела «Закупки» через смарт-процессы
Раздел вынесен в главное левое меню для быстрого доступа. Настроена воронка с этапами для удобной визуализации хода выполнения закупки:
- Формирование заявки. На этом этапе клиники создают карточки заявок и указывают количество необходимых им расходных товаров.
- Проверка управляющим. На этом этапе управляющий получает заявку с количеством товаров, нужных для закупки и количеством списанных товаров. Он определяет, проходит ли заявка дальше.
- В ожидании. Промежуточный статус, откуда заявки поступают в работу отдела снабжения и, далее, уже руководитель распределяет заявки в работу.
- В работе. На этом этапе менеджер по закупкам проверяет информацию по позициям, что нужно закупить и что осталось в клинике, сверяет с выделенным бюджетом. Он может скорректировать данные к закупке от клиники, исходя из выделенных средств в этом месяце на покупку товаров, по конкретному фонду.
Настройка подразделов для контроля процессов
- Основные закупки. Создание и обработка заявок на закупку товаров и материалов.
- Списание товара. Процесс списания материалов и косметики.
- Поставщики. Справочник поставщиков с контактами и комментариями.
- Бюджеты. Планирование и контроль бюджетов по филиалам.
Структурирование расходов по фондам
Фонды - это раздел для учета товаров-расходников, которые разделены по категория.
- Вода
- Канцтовары
- Препараты по косметологии
- Кофе
- Медицинское оборудование и инструменты
- Медицинские расходники
- Полиграфия
- Прочее
- Расходы для клиентов
- Хозтовары для уборки
Это позволило компании видеть детальную структуру затрат по каждой клинике в режиме реального времени.
Коммуникации по закупке
Все вопросы снабженца, управляющего, инициатора закупки обсуждаются во встроенном чате внутри карточки. Вся история (таймлайн) сохраняется навсегда — больше никаких переписок в сторонних мессенджерах, разных чатах, задачах и т.д.
Автоматизация цикла «Основная закупка»
Выстроили цепочку прохождения заявки, где система помогает пользователю сделать заявку максимально быстро.
- Создание карточки заявки. Сотрудник клиники создает заявку через «Быстрый элемент» и обязательно заполняет поля: название клиники, количество товара для заказа, количество текущих клиентов и количество клиентов в прошлом месяце. Так же можно прикрепить документ и добавить комментарий.
- Указание товаров к заказу и инвентаризация. В карточку новой заявки подгружаются данные по товарам для учета и отображается статус об этом на таймлайне. Здесь автоматически формируется процесс для количественного заказа и учета. Сотрудник, выполняя это задание, должен проработать каждый фонд, указать количество товаров к заказу и сколько сейчас на инвентаризации.
- Согласование управляющим. На этой стадии, заявку проверяет управляющий, правильно ли указаны расходники в фондах и корректирует, если требуется. Если возникли вопросы или споры, заявка отправляется на стадию «В ожидании».
- В работе. На эту стадию заявка переходит, когда она передана снабженцу. Он в карточке заявки выполняет свой бизнес-процесс, проверяя товары к закупке и инвентаризацию. Он указывает одобренное количество товаров к закупке, их стоимость, сравнивает количество с предыдущей закупкой, одобряет. Когда закупщик выполнил свой процесс, в карточке заявки автоматически формируется сумма для данной закупки. Дальше - заявка переходит в успех или отказ.
Роботы для контроля бюджетов
Настроили роботов, которые автоматически рассчитывают три ключевых показателя для каждого филиала:
- Плановый бюджет. Лимит на месяц, установленный руководством.
- Зарезервировано. Сумма всех заявок, которые находятся в статусе «В работе».
- Израсходовано. Сумма по успешно закрытым сделкам.
- Остаток. Рассчитывается мгновенно, позволяя избежать перерасхода.
Управление базой поставщиков
Вместо разрозненных записных книжек создан единый справочник на смарт-процессах. Каждая закупка привязывается к конкретному контрагенту. Это дает возможность руководству видеть: с кем работают чаще, у кого лучшие цены и по каким городам распределяются заказы.
Система уведомлений
Настроили роботов для авто уведомлений.
- Новая заявка: инициатору, управляющему, закупщику.
- Требуется заполнить фонды: инициатору, управляющему, закупщику.
- Вопрос от закупщика: инициатору или управляющему (в чат);
- Изменение статуса заявки: всем участникам;
- Завершение заявки: всем участникам.
Обучение пользователей
Провели онлайн обучение с менеджером проекта, подготовили документацию и видео по работе с новым функционалом.
Результат, который
говорит сам за себя
Внедрение автоматизированной системы закупок в Битрикс24 позволило сети «Новолазер» полностью оцифровать административно-хозяйственную деятельность. Главный результат : компания получила инструмент управления расходами в режиме реального времени, а сотрудники филиалов - понятный и быстрый сервис заказа необходимых материалов.
Преимущества автоматизации
Контроль бюджета
Система автоматически считает резерв денег под открытые заявки. Руководитель видит не только то, что уже потрачено, но и то, сколько денег будет потрачено в ближайшие дни.
Экономичность
Бизнес-процесс принудительно запрашивает остатки товара в филиале перед созданием новой заявки. Это дисциплинирует персонал и предотвращает закупку материалов, которые еще есть в наличии. Результат — высвобождение оборотных средств, которые раньше «замораживались» на складах.
Масштабируемость
Благодаря тому, что система сама распределяет заявки и уведомляет ответственных, один закупщик может эффективно обслуживать в 2-3 раза больше филиалов, чем при ручном управлении.
Вам могут быть полезны наши другие кейсы
Оставьте заявку
Мы обсудим ваш проект
