Оставьте заявку
Мы обсудим ваш проект
О клиенте
ООО «Новолазер» — одна из ведущих российских сетей клиник лазерной эпиляции, основанная в 2013 году. Компания специализируется на предоставлении высокотехнологичных услуг по лазерной эпиляции с использованием профессионального оборудования от мировых производителей.
Сеть насчитывает 21 клинику в 16 городах России, включая 6 точек в Москве. Компания также активно развивает франчайзинг, предлагая партнёрам полный цикл поддержки — от лицензирования и подбора персонала до внедрения корпоративных CRM-решений.
В Битрикс24 работает 380 сотрудников.
Цели и задачи
Проблематика
У компании уже был внедрен Битрикс24, однако функционал закупок использовался стихийно или не использовался вовсе.
Это приводило к ряду критических проблем:
Это приводило к ряду критических проблем:
- Терялись заявки на закупку. Запросы от филиалов на поставку материалов поступали через разные каналы (чаты, задачи, отдельные процессы). Закупщики физически не могли отследить весь поток, из-за чего клиники вовремя не получали нужные товары.
- Не было контроля бюджета. Руководство не видело реальной картины расходов в моменте. Невозможно было оперативно узнать, сколько денег уже потрачено, сколько зарезервировано под текущие заказы, а какой остаток лимита остался до конца месяца.
- Нецелевые расходы. Без четкой классификации закупок по фондам (канцтовары, хозтовары, МРМ) было сложно анализировать, на какую категорию тратится больше всего средств и где можно оптимизировать затраты.
- Сложность коммуникаций. Уточнение деталей по заявке превращалось в бесконечную переписку. История изменений не сохранялась, и найти виноватого в случае ошибки было невозможно.
- Проблемы со списанием товаров. Процесс списания материалов был непрозрачным, что создавало риски злоупотреблений или некорректного учета остатков на складах филиалов.
Цель проекта
Перенести все процессы снабжения и закупок, списания и бюджетирования расходных товаров в единое цифровое пространство Битрикс24, исключив «ручное» управление и обеспечив 100% прозрачность выделенных бюджетов.
Задачи проекта
- Настроить раздел «Закупки» с доступом сотрудникам клиник, закупщикам, руководителям, ответственным за заявки;
- Настроить подразделы для контроля закупок, списания товаров, поставщиков, бюджета;
- Настроить карточки закупок, соответствующие поля для заполнения и для реализации процессов автоматизации;
- Настроить автоматические уведомления сотрудникам о ходе работ по закупкам.
Ход проекта
1
Создание раздела «Закупки» через смарт-процессы раздела «Автоматизация»
Раздел вынесен в главное левое меню для быстрого доступа. Настроена ролевая модель и филиалы видят только свои заказы, а закупщики и руководители — общий поток и аналитику.
Настроена воронка с этапами для удобной визуализации хода выполнения закупки:
Настроена воронка с этапами для удобной визуализации хода выполнения закупки:
- Новая заявка. На этом этапе фиксируются все поступившие заявки закупщику.
- В работе. На этом этапе закупщик выполняет закупку.
- В ожидании. На этом этапе уточняется информация и принимается итоговое решение по закупке.
- Успех. На этом этапе заявка выполнена и закрыта.
2
Настройка подразделов для контроля процессов
- Основные закупки. Создание и обработка заявок на закупку товаров и материалов
- Списание товара. Процесс списания материалов и косметики
- Поставщики. Пправочник поставщиков с контактами и комментариями
- Бюджеты. Планирование и контроль бюджетов по филиалам
3
Структурирование расходов по фондам
Чтобы контролировать бюджет, автоматизировали систему из 5 целевых фондов:
Это позволило компании видеть детальную структуру затрат по каждой клинике в режиме реального времени.
- Канцтовары.
- Кофе.
- Расходы клиентов.
- Хозяйственные товары.
- МРМ (Материалы и расходники для оборудования).
Это позволило компании видеть детальную структуру затрат по каждой клинике в режиме реального времени.
4
Автоматизация цикла «Основная закупка»
Выстроили замкнутую цепочку прохождения заявки, где система сама ведет пользователя за руку:
- Инициация. Сотрудник создает заявку через «Быстрый элемент». Система автоматически запрашивает фото/скриншот товара через уведомление, чтобы закупщик не купил «не то».
- Инвентаризация «на лету». При заказе сотрудник обязан указать текущие остатки по фондам. Если позиция не заполнена, бизнес-процесс автоматически обнуляет её, защищая от избыточных закупок.
- Коммуникации внутри процесса: Все вопросы закупщика к исполнителю обсуждаются во встроенном чате внутри карточки. Вся история (таймлайн) сохраняется навсегда — больше никаких переписок в сторонних мессенджерах, разных чатах, задачах и т.д.
- Финал: При закрытии заявки система требует указать фактическую сумму сделки для учета в бюджете. В случае отказа — обязательное поле «Причина отказа» для последующей аналитики.
5
Внедрение автоматического бюджетирования
Настроили роботов, которые автоматически рассчитывают три ключевых показателя для каждого филиала:
- Плановый бюджет: Лимит на месяц, установленный руководством.
- Зарезервировано: Сумма всех заявок, которые находятся в статусе «В работе».
- Израсходовано: Сумма по успешно закрытым сделкам.
- Остаток: Рассчитывается мгновенно, позволяя избежать перерасхода.
6
Управление базой поставщиков
Вместо разрозненных записных книжек создан единый справочник на смарт-процессах. Каждая закупка привязывается к конкретному контрагенту. Это дает возможность руководству видеть: с кем работают чаще, у кого лучшие цены и по каким городам распределяются заказы.
7
Система уведомлений
Чтобы процессы настроили роботов для авто уведомлений:
- Новая заявка – закупщику;
- Требуется заполнить фонды – исполнителю;
- Вопрос от закупщика – исполнителю (в чат/заметки);
- Изменение статуса заявки – всем участникам;
- Завершение заявки – заявителю.
7
Система уведомлений
Чтобы процессы настроили роботов для авто уведомлений:
- Новая заявка – закупщику;
- Требуется заполнить фонды – исполнителю;
- Вопрос от закупщика – исполнителю (в чат/заметки);
- Изменение статуса заявки – всем участникам;
- Завершение заявки – заявителю.
6
Управление базой поставщиков
Вместо разрозненных записных книжек создан единый справочник на смарт-процессах. Каждая закупка привязывается к конкретному контрагенту. Это дает возможность руководству видеть: с кем работают чаще, у кого лучшие цены и по каким городам распределяются заказы.
5
Внедрение автоматического бюджетирования
Настроили роботов, которые автоматически рассчитывают три ключевых показателя для каждого филиала:
- Плановый бюджет: Лимит на месяц, установленный руководством.
- Зарезервировано: Сумма всех заявок, которые находятся в статусе «В работе».
- Израсходовано: Сумма по успешно закрытым сделкам.
- Остаток: Рассчитывается мгновенно, позволяя избежать перерасхода.
4
Автоматизация цикла «Основная закупка»
Выстроили замкнутую цепочку прохождения заявки, где система сама ведет пользователя за руку:
- Инициация. Сотрудник создает заявку через «Быстрый элемент». Система автоматически запрашивает фото/скриншот товара через уведомление, чтобы закупщик не купил «не то».
- Инвентаризация «на лету». При заказе сотрудник обязан указать текущие остатки по фондам. Если позиция не заполнена, бизнес-процесс автоматически обнуляет её, защищая от избыточных закупок.
- Коммуникации внутри процесса: Все вопросы закупщика к исполнителю обсуждаются во встроенном чате внутри карточки. Вся история (таймлайн) сохраняется навсегда — больше никаких переписок в сторонних мессенджерах, разных чатах, задачах и т.д.
- Финал: При закрытии заявки система требует указать фактическую сумму сделки для учета в бюджете. В случае отказа — обязательное поле «Причина отказа» для последующей аналитики.
3
Структурирование расходов по фондам
Чтобы контролировать бюджет, автоматизировали систему из 5 целевых фондов:
Это позволило компании видеть детальную структуру затрат по каждой клинике в режиме реального времени.
- Канцтовары.
- Кофе.
- Расходы клиентов.
- Хозяйственные товары.
- МРМ (Материалы и расходники для оборудования).
Это позволило компании видеть детальную структуру затрат по каждой клинике в режиме реального времени.
2
Настройка подразделов для контроля процессов
- Основные закупки. Создание и обработка заявок на закупку товаров и материалов
- Списание товара. Процесс списания материалов и косметики
- Поставщики. Пправочник поставщиков с контактами и комментариями
- Бюджеты. Планирование и контроль бюджетов по филиалам
1
Создание раздела «Закупки» через смарт-процессы раздела «Автоматизация»
Раздел вынесен в главное левое меню для быстрого доступа. Настроена ролевая модель и филиалы видят только свои заказы, а закупщики и руководители — общий поток и аналитику.
Настроена воронка с этапами для удобной визуализации хода выполнения закупки:
Настроена воронка с этапами для удобной визуализации хода выполнения закупки:
- Новая заявка. На этом этапе фиксируются все поступившие заявки закупщику.
- В работе. На этом этапе закупщик выполняет закупку.
- В ожидании. На этом этапе уточняется информация и принимается итоговое решение по закупке.
- Успех. На этом этапе заявка выполнена и закрыта.
Результат, который
говорит сам за себя
Внедрение автоматизированной системы закупок в «Битрикс24» позволило сети «Новолазер» полностью оцифровать административно-хозяйственную деятельность. Главный результат — руководство получило инструмент управления расходами в режиме реального времени, а сотрудники филиалов — понятный и быстрый сервис заказа необходимых материалов.
Преимущества автоматизации
Контроль бюджета
Система автоматически считает резерв денег под открытые заявки. Руководитель видит не только то, что уже потрачено, но и то, сколько денег будет потрачено в ближайшие дни.
Экономичность
Бизнес-процесс принудительно запрашивает остатки товара в филиале перед созданием новой заявки. Это дисциплинирует персонал и предотвращает закупку материалов, которые еще есть в наличии. Результат — высвобождение оборотных средств, которые раньше «замораживались» на складах.
Масштабируеость
Благодаря тому, что система сама распределяет заявки и уведомляет ответственных, один закупщик может эффективно обслуживать в 2-3 раза больше филиалов, чем при ручном управлении.
Вам могут быть полезны наши другие кейсы
Оставьте заявку
Мы обсудим ваш проект
