Главная

→
Проекты
→
Автоматизация кадровых процессов сети медицинских клиник

Автоматизация HR-процессов сети медицинских клиник в Битрикс24

Автоматизация и сокращение на 40% времени оформления сотрудников
Автоматизация и X2 увеличение скорости блокировки доступов при увольнении сотрудников

ООО «Новолазер» — одна из ведущих российских сетей клиник лазерной эпиляции, основанная в 2013 году. Компания специализируется на предоставлении высокотехнологичных услуг по лазерной эпиляции с использованием профессионального оборудования от мировых производителей.

Сеть насчитывает 21 клинику в 16 городах России, включая 6 точек в Москве. Компания также активно развивает франчайзинг, предлагая партнёрам полный цикл поддержки — от лицензирования и подбора персонала до внедрения корпоративных CRM-решений.

В Битрикс24 работает 380 сотрудников.

О заказчике

Цели и задачи

Проблематика

До внедрения комплексной автоматизации кадровые процессы в сети клиник «Новолазер» велись разрозненно — несмотря на то, что в компании уже использовался Битрикс24.

Без автоматизации кадровые операции серьёзно снижали эффективность работы HR‑отдела и создавали риски для бизнеса.

Оформление новых сотрудников, отпусков и увольнений велось через мессенджеры или на бумаге. Когда сотрудник увольнялся, IT-отдел не получал уведомление вовремя, и бывший сотрудник сохранял доступ к корпоративным данным.

Цель проекта

Создать в Битрикс24 единое «цифровое пространство», где бизнес-сценарии с чётким алгоритмом действий для каждого участника процесса, обеспечивают эффективные кадровые процессы в компании.

Задачи проекта

Настроить и автоматизировать раздел «Кадровые процессы» в Битрикс24.
Объединить чаты, уведомления, хранение данных и сложные бизнес-процессы в одном окне.
Автоматизировать процесс «Прием на работу».
Автоматизировать процесс «Оформление отпусков и командировок».
Автоматизировать процесс «Перевод и изменение реквизитов».
Автоматизировать процесс «Увольнение».
Автоматизировать процесс «Приказы по компании и на замещение».
Обучить сотрудников использовать новый функционал.

Ход проекта

1

Прием сотрудника

Бизнес-процесс начинается с этапа «Кандидат», где HR вносит данные кандидата (ФИО, почта, телефон), дальше срабатывает автоматизация и ставятся задачи IT-отделу, чтобы они создали новые учетные записи во всех необходимых системах.

Запуск процессов в модуле HRM кадровые процессы

2

Оформление отпусков и командировок

Создано автоматическое определение руководителя для согласования бизнес-процесса (система видит первого руководителя в профиле сотрудника), реализовано согласование и дальнейшее направление процесса на оформление кадровику, а так же подписание документов в 1С.

Оформление отпусков и командировок в мобильном Битрикс24

3

Перевод сотрудника и изменение реквизитов

Автоматизирован сбор новых данных (паспорта, ИНН, СНИЛС) для корректных данных в деле сотрудника в 1С.

Автоматизация перевода сотрудника в Битрикс24

4

Увольнение сотрудника

Создан порядок уведомлений ответственным службам для закрытия доступов к системам компании.

Автоматизация процесса увольнения сотрудника в Битрикс24

5

Приказы по компании и на замещение

Разработана автоматизация системы публикации приказов в «Живой ленте», чтобы отслеживать ознакомления через протокол или функцию «Нравится».

Сотрудники, которые должны быть ознакомлены с приказом компании, могут его найти, задать вопрос и скачать документ.

В рамках проекта разработан раздел «Кадровые процессы» со своими этапами работы, настроена автоматизация через смарт-процессы, сотрудники обучены новому функционалу в Битрикс24 с помощью видеоматериалов и онлайн-консультаций.

Реализованы все запланированные кадровые сценарии.

1 месяц
срок реализации проекта

300 - 400 тыс. руб.
стоимость выполненного проекта

На 100% быстрее
блокируют доступы при увольнении сотрудника

На 40% быстрее
оформляют нового сотрудника

Результат, который
говорит сам за себя

HR - департамент и руководство сети медицинских центров «Новолазер» перешел от «ручного управления» к оптимизации и контролю бизнес-процессов компании в Битрикс24. Автоматизация позволяет отслеживать сроки и полноту данных, освобождая время специалистов для более важных задач.

Скорость подачи заявок в компании (отпуск, командировка, реквизиты)

Низкая
Бумажные кадровые заявления, поиск шаблонов, ручная передача в отдел кадров

Мгновенная

Запуск процесса в один клик через «Автоматизацию» в Битрикс24

с заполнением простых форм

Согласование руководителем подразделения

Непрозрачное
Ожидание ответа по почте или в мессенджерах, когда кадровик сам ищет, кто руководитель сотрудника

Автоматическое
Система сама определяет руководителя из профиля сотрудника и ставит
ему задачу на согласование

Информационная безопасность компании (когда увольнение)

Рискованная
Человеческий фактор, IT-отдел мог не получить кадровые уведомления вовремя, оставляя доступы к данным системы открытыми

Гарантированная
Автоматический запуск цепочки задач для IT-отдела и руководителей отделов компании по закрытию всех доступов с контролем исполнения

Ознакомление с приказами

Сложное
Личный обход или рассылки, трудно подтвердить факт прочтения
всеми сотрудниками

Прозрачное
Публикация в «Ленте», наличие кнопки «Протокол», где кадровик видит список
всех ознакомившихся

Подписание документов из 1С

Трудоемкое
Необходимо физическое присутствие сотрудника в офисе для подписи бумаг

Дистанционное
Интеграция с 1С, когда сотрудник получает уведомление, подписывает документ в ЛК и просто нажимает кнопку «Подписал»

Подготовка к выходу нового сотрудника

Хаотичная
Задачи IT-службе и администраторам ставятся вручную, часто в последний момент или забываются

Системная
При переводе кандидата на этап «Трудоустройство» задачи на доступы и рабочее место создаются автоматически.

Преимущества автоматизации

Исключение ошибок

Автоматизация не позволяет перевести кандидата на новый этап, если не заполнены обязательные поля
(телефон, почта, отдел)

Прозрачность

Руководитель HR-подразделения компании в любой момент видит, на чьей стороне задача — у кадровика в 1С или на подписи у сотрудника.

Единая среда

Все кадровые процессы, коммуникации, документы и задачи сосредоточены в одном окне, Битрикс24.

Готовы сделать следующий шаг?

Присоединяйтесь к постоянным клиентам нашей компании, которые доверяют нам своё дело и кадровые бизнес-процессы. Автоматизация помогает достичь результата быстрее — без лишних сложностей.

Записаться на консультацию

Вопрос в чат MAX