Как настроить роботов в CRM в Битрикс24

В вашем бизнесе большое количество рутинных задач? Менеджеры записывают в ежедневник десятки задач, напоминания себе напомнить клиентам, ежечасно отправляю клиентам шаблонные письма; руководители записывают/ запоминают точки контроля? Внедрение CRM или корпоративного портала позволит автоматизировать выполнение простых повторяющихся задач. В «Битрикс24» такую роль выполняют роботы. Что же такое роботы и триггеры?

Роботы - это заранее спланированный алгоритм обработки лидов и сделок, который запускается когда элемент перешёл в нужный статус. Например, сделка перешла на стадию «Уточнить реквизиты» и менеджеру автоматически ставится задача уточнить реквизиты клиента (компании), а клиенту отправляется письмо или смс с запросом реквизитов.

Триггеры - автоматический перевод лидов и сделок в новый статус в ответ на событие, которое происходит по инициативе вашего клиента. Например, если пользователь заполнил форму на сайте - у нас есть вся необходимая информация, и мы можем сразу передвинуть лид в статус Качественный лид.

Роботы есть на тарифах CRM+, Команда и Компания.

Как это может выглядеть в вашей CRM. Допусти, в CRM есть статусы сделки:

Новая;
Предварительный счет;
В работе;
Финальный счет.

В регламенте компании прописано, что при попадании сделки в статус «Предварительный счет», менеджер должен уточнить информацию по сделке, потом сгенерировать предварительный счет и отправить его клиенту. После этого сделка переносится на статус «В работе». Все просто. Но это не значит, что менеджер сразу уточнит информацию и сгенерирует документ. У него может быть большая очередь дел. В результате сделка может зависнуть. В этом случае поможет робот. Посмотрим, на настройку.

Заходим в сделки и выбираем любую сделку. Нажимаем кнопку роботы.

Теперь нажимаем на кнопку настроить роботов.

Далее будем создавать роботов. По регламенту менеджер должен уточнить информацию по сделке и сгенерировать предварительный счет. Под нужной стадией нажимаем «добавить». И выбираем нужного робота. В нашем случае, подходит робот, который создаст задание по сделке.

Далее заполним окно задания. При чем, в текст можно вставлять информацию о сделке, клиенте и ответственном за сделку. Нужно просто нажать многоточие и выбрать нужные данные.

Таким же образом создадим второго робота, который будет автоматически генерировать предварительный счет

Теперь создадим триггер. Выбираем нужную стадию и нажимаем «добавить». Выбираем из списка просмотр документа.

Создадим новую тестовую сделку. Перенесем ее на стадию «Предварительный счет». И нам сразу придет оповещение о созданном задании.

После его выполнения открываем карточку сделки. Справа показано что задание выполнено и создан документ.

Нажимаем на ссылку «Предварительный счет 6». И копируем публичную ссылку на документ. Отправляем ее клиенту. Теперь как только клиент посмотрит документ сделка перейдет в статус «В работе».

Тут может возникнуть вопрос. Как увидеть сработал ли робот? Тут все просто. Открываем нужную нам сделку. Нажимаем на кнопку «Робот». Отработавшие роботы будут помечены.

Таким образом, если в отделе продаж применяется утвержденный регламент по обработке лидов (сделок), который предписывает в определенном статусе (стадии) сделать необходимое действие, то триггеры и роботы помогут автоматизировать эти операции.

Если вариативность обработки данных выше или менеджер сам принимает решение, что делать в том или ином статусе (стадии), то лучше разработать бизнес-процесс. Он будет сложным, со статусами, циклами и ветвлениями, но позволит гибче работать в CRM.

Заказать настройку автоматизации продаж с помощью триггеров и роботов, разработку бизнес-процесса любой сложности, а также интеграцию Битрикс24 с различными системами вы всегда можете у нас.

Гамаюнова Людмила

Специалист по внедрению Битрикс24

Smart Бизнес