Часто используются следующие процессы:

1. Входящий документ;
2. Исходящий документ;
3. Приказ;
4. Служебная записка.

Как это будет работать?

Перенос таких процессов в Битрикс освободит ваш офис от постоянных поисков нужного сотрудника для согласования, ускорит процесс утверждения документа. Благодаря наличию статусов и фильтра весь процесс будет очень прозрачным и понятным.

Для примера рассмотрим только один процесс «Исходящий документ». В нашем случае у нас будет следующая схема согласования.

Для данного процесса используются следующие роли:

1. Автор обращения;
2. Руководитель автора;
3. Делопроизводитель;
4. Согласант;
5. Директор или заместитель директора.

Запуск «Исходящего документа»

Мы предлагаем запускать данный процесс из раздела «Новости».Сотрудник заполняет определенную форму для запуска, например, такую.

В данную карточку можно поставить запросы всех необходимых полей для вашего процесса. После запуска процесса отправиться задание руководителю сотрудника, который запустил процесс. Руководитель может согласовать или отправить на доработку документ, оставив комментарий сотруднику.

 
Если документ отправлен на доработку, автор запроса получит задание на изменение документа.

Таким же образом происходит все согласование документа. На каких-то этапах у ответственных сотрудников происходит запрос дополнительной информации, изменяется статус документа и т.д.

 
Например:

1. Согласование с руководителем;
2. Проверка оформления;
3. Согласование с согласантом;
4. Подписание документов;
5. Отправка документа;
6. Документ отправлен.

Кто будет видеть мой документ?

Права доступа могут быть настроены индивидуально под вас.

 
Права доступа по ролям:

1. Автор –Чтение, изменение на стадии доработки;
2. Руководитель –Чтение на стадии согласования;
3. Делопроизводитель –Чтение;
4. Согласант –Чтение на стадии согласования;
5. Директор (заместитель) – Нет доступа, т.к. данный сотрудник только подписывает документ.
6. Администратор портала – Полный доступ.

Введение документооборота в Битрикс24 позволит вашей компании сделать процесс согласования документов более быстрым, прозрачным и легким.

1. Каждый шаг четко прописан в системе, и никто не забудет его выполнить.
2. Все будут своевременно получать задание на согласование, подписание документов.
3. Процесс нумерации будет происходить автоматически системой.
4. Процесс поиска различных происходит быстрее - с полным доступом за всё время.