Учет времени в задачах Битрикс24

Отсутствие прозрачности в работе компании — одна из главных проблем современного бизнеса.

Руководители часто не могут точно оценить, сколько времени тратится на выполнение конкретных задач, что приводит к перегрузкам одних сотрудников и простою других.

Система учета времени в Битрикс24 позволяет:

• контролировать загрузку каждого сотрудника;
• выявлять неэффективное распределение ресурсов;
• фиксировать планируемое и фактическое время выполнения задач;
• формировать детальные отчеты;
• использовать данные для расчета заработной платы;

Внедрение системы учета времени помогает бизнесу принимать обоснованные решения, оптимизировать расходы и повышать общую эффективность работы команды.

Сначала разберем основные термины и понятия:

• Задача - конкретное рабочее задание с четкими требованиями. В Битрикс24, задачи представлены в виде сущностей или карточек, которые создаются и размещаются в разделе Задачи и Проекты.
• Таймер задачи - инструмент для автоматического учета времени работы, который находится внутри каждой задачи и показатели которого автоматически попадают в отчеты.
• Фактическое время - реально затраченные на задачу часы.
• Планируемое время - предполагаемая длительность задачи при её создании.
• Оценка времени - предварительная оценка трудозатрат, которую можно корректировать и использовать в отчетах.

Учет рабочего времени в Битрикс24 построен по простому и понятному алгоритму.

• Начало работы. Сотрудник отмечает старт рабочего дня. Важно учитывать соотношение рабочего времени сотрудника за день и время на его задачи внутри рабочего дня, чтобы правильно и точно посчитать эффективность работы.

Работа с задачами. В течение дня сотрудник включает таймер для конкретной задачи, работает над заданием, и, при необходимости вносит время вручную с комментариями.

Автоматический подсчет. Система сама отслеживает время работы над каждой задачей и общее время рабочего дня.

Завершение рабочего дня. Сотрудник отмечает окончание рабочего времени.

Отчеты. Система создает подробные отчеты для сотрудников, руководителей, менеджеров проектов.

• Занятость по проектам - отчет показывает количество задач в работе и сумму затраченного времени по проекту в разрезе на каждого сотрудника.
• Задачи на месяц - отчет показывает список задач в течении указанного месяца, статус по задачам, важность, дату создания, начала работы, завершения и крайний срок.
• Отчет по эффективности - отчет показывает сколько у сотрудника новых, в работе, выполнено задач за определенный период, а так же сколько просрочено и оценено задач в процентах и какая эффективность сотрудника.
• Задачи за прошлый месяц - отчет показывает исполнителя, важность, статус задач, сколько потрачено времени и статус оценки за прошлый месяц.
• Ресурсный учет по задачам - отчет показывает список задач в рамках проекта, отдела или компании за отчётный период, и затраты времени по ним.
• Ресурсный учет по исполнителям - показывает сколько времени затратил каждый исполнитель на выполнение задач с ресурсным учётом. Отчёт можно построить в разрезе проектов.

*Важно. Вы сможете точно оценивать результаты только при условии, что сотрудники всегда будут вносить информацию о потраченном времени на задачу.

Детальный анализ времени обеспечивается через:

• различную степень детализации (по дням, задачам, проектам, сотрудникам);
• настраиваемые фильтры для отбора данных;
• возможность экспорта отчетов в популярные форматы (PDF, JPEG).

Однако обязательно надо учитывать некоторые ограничения:

1. В мобильном приложении функционал может быть ограничен.

2. Требуется точная настройка прав доступа.

3. Стандартные отчеты в Битрикс24 подходят для базового анализа.

Система учета времени помогает сделать рабочий процесс более прозрачным и эффективным, позволяя всем участникам видеть реальную картину выполнения задач по времени.

Порядок настройки параметров учета:

1 . Перейдите в раздел Время и отчёты.

2. В верхнем правом углу нажмите на значок шестеренки (⚙️) или выберите пункт Настройки.

3. График работы:

• укажите время начала и окончания рабочего дня;
• укажите продолжительность обеденного перерыва;
• настройте графики работы для разных сотрудников или отделов (если необходимо);
• укажите выходные и праздничные дни.

Еще в Битрикс24 можно настроить синхронизацию с системами расчета зарплаты, сделать интеграцию через API, подключить сторонние приложения при необходимости (например, с Маркетплейсом Битрикс24).

При настройке системы учитывайте:

• специфику бизнес-процессов компании;
• потребности разных отделов;
• требования к отчетности;
• необходимость доступа различных групп пользователей.

Правильная настройка системы учета времени позволит максимально эффективно использовать её возможности для оптимизации рабочих процессов и повышения продуктивности команды.

Функция учёта времени в Битрикс24 считает потраченное время только по той задаче, которую вы сейчас выполняете. Если в этой задаче создать подзадачу и таких будет несколько, то время не складывается, и нужно просматривать каждую задачу и складывать затраченное на неё время.

Я покажу, как упростить эту задачу за счет автоматического учёта времени.

Итак, у сотрудника есть такой список задач.

Согласитесь, складывать эти цифры в конце месяца будет затруднительно.

На помощь приходят отчёты. Чтобы их найти, нажимаем Ещё — Отчёты.

В Битрикс24 уже есть встроенные шаблоны отчетов.

Но, как и у всех отчетов в данной системе, у них есть недостатки, которые нужно дорабатывать.

Выберем два отчета.

Откроем, например, отчет «Ресурсный учет по задачам».

Этот отчёт подходит, чтобы понять сколько времени сотрудники потратили на задачи за определённый период. Но у этого графика есть минус: он не показывает, сколько времени ушло на ту или иную задачу.

Оба отчёта (Ресурсный учет по исполнителям и Ресурсный учет по задачам) подходят для подсчёта затраченного времени, но вы не сможете внести в фильтр название задачи и узнать, сколько времени потратилось на её подзадачи. Чтобы такого не было, нужно работать через Проекты. 

Как только к главной задаче прикрепится проект, время будет учитываться и по подзадачам.

Так, в фильтре вы сможете выбирать нужный проект, и все задачи по этому проекту попадут в отчёт.

Мы немного доработали фильтр для нашего отчёта, и вот что получилось.

Появились дата начала, дата завершения и крайний срок. Эти поля нужны для точного определения периода, за который вы хотите посчитать учёт времени.

Можно заметить, что в фильтре есть поле Привязка к CRM. Но, в отличие от проекта, привязка главной задачи к CRM не передаётся подзадачам. Соответственно, при создании подзадачи придётся каждый раз не забывать привязывать её к CRM.

Вот так просто можно узнать о времени, потраченном, например, на новый проект, и оценить, насколько эффективно с ним работал сотрудник.

Теперь построим отчёт по периоду от 18 до 21 числа. Вот что нам выдаёт встроенный шаблон.

Как можете заметить, в данный отчет попали и задачи, которые закрываются после 21 числа.

А вот что показывает отчет с нашим фильтром.

Если используете встроенный шаблон, проверяйте его на корректность данных или настройте свой фильтр с учетом всех данных, которые важны для вас.