Свободные слоты в Битрикс24
Обзор инструмента для управления временем
чем управляет администратор портала битрикс24
В этой статье обсудим, какими данными может управлять администратор и чем он может помочь остальным пользователям портала.
чем управляет администратор портала
битрикс24
В этой статье обсудим, какими данными может управлять администратор и чем он может помочь остальным пользователям портала.
Функции администратора Битрикс24
Администратор Битрикс24 — это ключевой специалист, который обеспечивает бесперебойную работу корпоративного портала.
Он управляет пользователями, инструментами и данными.
Основная задача администратора — сделать портал эффективным инструментом для коммуникации, управления проектами и работы с клиентами.
Ключевые обязанности администратора
Управление пользователями
Создание, редактирование и удаление учетных записей, настройка прав доступа и ролей (менеджер, администратор CRM и т.д.).
Настройка инструментов
Настройка CRM, бизнес-процессов, задач, календарей, ленты новостей и чатов.
Безопасность данных
Установка ограничений доступа, мониторинг активностей, настройка резервного копирования. Каждый вход сотрудников отображается в Журнале событий. Всегда можно проверить, кто, когда и с каких IP-адресов заходил в Битрикс24.
Техническая поддержка
Обучение сотрудников, создание баз знаний, решение технических проблем.
Аналитика
Анализ использования портала, формирование отчетов.
Развитие системы
Установка модулей, обновление системы, интеграция с внешними сервисами.
Ограничения администратора
Приватность данных
Запрет на просмотр личных чатов и файлов сотрудников без их согласия.
Количественные лимиты
Число администраторов ограничено тарифным планом Битрикс24.
Бесплатный — 1,
Базовый — 1,
Стандартный — 5,
Профессиональный — 10,
Энтерпрайз 250 — 25,
Энтерпрайз 500 — 50,
Энтерпрайз 1000 — 100,
Демо — 10.
Системные ограничения
Невозможность изменения исходного кода, обхода тарифных лимитов.
Иерархия прав
Некоторые настройки требуют подтверждения главного администратора.
Требования к квалификации
Идеальный администратор — это IT-специалист с пониманием бизнес-процессов, способный не только настраивать систему, но и оптимизировать её под потребности компании.
Технические навыки
Компьютерная грамотность, опыт работы с операционными системами, понимание веб-технологий, знание основ сетевой безопасности.
Профессиональные компетенции
Владение интерфейсом Битрикс24, опыт настройки модулей и интеграций, понимание принципов работы CRM, знание основ управления правами доступа.
Личные качество
Аналитическое мышление, коммуникабельность, умение работать в команде, проактивный подход к работе.
Управление пользователями и правами в Битрикс24
Как назначить администратора
Чтобы назначить сотрудника администратором, нужно перейти в его профиль и через действия выбрать опцию - Дать права администратора.
* Первый пользователь, который создал портал, всегда является главным администратором и его нельзя удалить с портала.
Список всех администраторов можно найти с помощью фильтра в разделе Сотрудники.
Если в фильтре нет поля Администратор, то добавьте его вручную с помощью раздела Добавить поле.
Настройка прав доступа для отдела продаж
Пример настройки прав для отдела продаж, когда менеджеры работают с лидами и сделками, но не имеют полного доступа к настройкам.
Разрешения
- Чтение/Изменение/Добавление — Свои + Отдел для сделок и лидов;
- Экспорт — Нет доступа;
- Чтение сценариев продаж — Все;
- Изменение стадий сделок — только для В работе.
Шаги
1. Создайте роль Менеджер по продажам на основе дефолтной Менеджер.
2. Присвойте отделу продаж. Это позволит видеть суммы на канбане, но не редактировать глобальные настройки.
На скриншоте ниже видно, как для роли Менеджера установлены ограничения, которые подходят для отдела продаж: Все для чтения контактов, но Нет доступа для Импорта/Экспорта.
Настройка прав доступа для отдела маркетинга
Для маркетинга настройте роль с фокусом на лидах и маркетинговых инструментах, без доступа к финальным сделкам.
Разрешения
Разрешения
- Чтение/Добавление — Все открытые для лидов;
- Изменение — Свои;
- Доступ к CRM-формам и виджетам — Все;
- Статистика повторных продаж — только чтение;
- Нет доступа к сделкам на финальных стадиях.
Шаги
1. Скопируйте роль Менеджер, назовите Маркетолог.
2. Установите ограничения для сделок (Нет доступа к изменению).
3. Присвойте отделу маркетинга. Это обеспечит работу с лидами, но защитит данные продаж.
На скриншоте ниже показано меню создания роли, где можно настроить специфические права, подходящие для маркетинга: фокус на лидах и контактах, без полного доступа к CRM-настройкам.
Управление бизнес-процессами
Администратор может создавать, настраивать и смотреть список всех запущенных процессов на портале, остановить зависшие.
Для этого ему необходимо пройти в раздел Автоматизация - Все активные. В списке можно посмотреть процессы, запущенные в CRM или в Процессах, проверить по конкретному элементу количество запущенных процессов или удалить зависший.
Безопасность учетных записей
Администратор отвечает за создание, изменение и удаление учетных записей сотрудников, что позволяет предотвратить несанкционированный доступ к корпоративным данным.
Настройка прав доступа
Ролевая модель безопасности реализуется через систему ролей и разрешений. Администратор создает различные роли (например, Менеджер, Маркетолог) с конкретными правами доступа к модулям системы. Например, для менеджера по продажам настраивается доступ только к его сделкам в CRM, что исключает возможность просмотра всей базы клиентов.
Добавление пользователей
Назначение ролей происходит через удобный интерфейс системы. Администратор может добавлять сотрудников или целые отделы к определенным ролям, используя кнопку + в соответствующем разделе. Такой подход минимизирует риск случайного предоставления доступа к конфиденциальной информации.
Управление доступом при увольнении
При увольнении сотрудников администратор может полностью отключить доступ к Битрикс24 через функцию Уволить, перевести учетную запись в статус Неактивный (данные сохраняются, но доступ блокируется).
В коробочной версии Битрикс24 доступна дополнительная защита — ограничение входа по IP-адресам, что позволяет разрешать доступ только с определенных устройств или офисной сети.
Мониторинг авторизаций
Система аудита позволяет отслеживать авторизацию пользователей. В разделе Журнал событий администратор видит записи о входах в систему, IP-адрес, с которого зашел сотрудник.
Это помогает своевременно выявлять и предотвращать возможные нарушения безопасности.
Защита данных
Протоколы безопасности обеспечиваются на уровне системы:
- использование HTTPS для защиты передаваемых данных;
- возможность настройки SSL-сертификатов в коробочной версии.
Такой комплексный подход к безопасности позволяет защитить корпоративный портал от несанкционированного доступа и обеспечить сохранность важных данных компании.
Настройка корпоративного портала Битрикс24
Базовая конфигурация системы
В облачной версии процесс происходит автоматически, а в коробочной требуется установка на сервер компании.
Вы можете начать с трех основных шагов базовой настройки.
Активация модулей
CRM, Задачи, Календарь, Диск, Чаты и др.
Настройка интерфейса
Выбор виджетов для главной страницы.
Локализация
Установка часового пояса и языка системы.
Структура компании
Администратор формирует:
отделы и подразделения, иерархические связи между отделами, назначает руководителей, распределяет сотрудников по отделам;
Создание структуры включает:
добавление новых отделов, назначение руководителей, присвоение должностей сотрудникам, настройка прав доступа для каждого подразделения.
Интеграция с внешними сервисами
Маркетплейс приложений
Установка готовых интеграций через раздел Маркетплейс в левом меню.
API и вебхуки
Настройка кастомных решений через REST API, синхронизация с ERP-системами, интеграция с внешними сервисами.
Телефония и мессенджеры
Подключение сервисов через раздел Контакт-центр.
Почта
Синхронизация с Gmail/Outlook и др. через раздел Почта.
Настройка уведомлений
Администратор играет ключевую роль в настройке всех параметров уведомлений, обеспечивая баланс между информативностью и отсутствием избыточных оповещений для пользователей.
Важные уведомления
Каналы доставки (чат, email, push-уведомления), частота оповещений, типы уведомлений и др.
Уведомления в CRM
Оповещения о смене статусов сделок, уведомления о новых контактах, автоматические оповещения при выполнении условий и др.
Частые вопросы
Кто такой администратор Битрикс24 и как его найти?
Администратор — это специалист с полным доступом к настройкам портала.
Найти администраторов можно в списке сотрудников (отметка Администратор);
Какие обязанности у администратора поратала ?
Основные обязанности администратора Битрикс24 включают комплексное управление порталом и обеспечение его эффективной работы. Специалист отвечает за управление пользователями и их правами доступа, включая создание учетных записей, настройку уровней доступа и контроль активности сотрудников.
Подробнее...
Подробнее...
Может ли администратор видеть календари сотрудников?
Администратор может вносить изменения в календари и события, если он добавлен туда.
Он видит все события, кроме тех, которые обозначены, как частное событие.
Он видит все события, кроме тех, которые обозначены, как частное событие.
Как посмотреть все задачи сотрудников?
Перейдите в раздел Задачи, используйте фильтр Параметры задачи. Можно выделить весь список или ту группу задач, которые нужны вам, например, Показать задачи, в которых я не участвую.
Еще все задачи можно посмотреть через Отчеты - Ресурсный отчет по задачам. В фильтре можно выбрать Мои задачи или Задачи подчиненных и период. Будет сформирован список из задач, где вы можете провалиться в каждую задачу и изучить ее.
Еще все задачи можно посмотреть через Отчеты - Ресурсный отчет по задачам. В фильтре можно выбрать Мои задачи или Задачи подчиненных и период. Будет сформирован список из задач, где вы можете провалиться в каждую задачу и изучить ее.
Может ли администратор завершать рабочий день за сотрудников?
Нет, администратор не может завершать рабочий день за других сотрудников, изменять их личные данные без согласия, просматривать личную переписку.
Может ли администратор читать переписку сотрудников?
Нет, не может. Кроме тех случаев, когда администратор добавлен в чат.
Какую роль играет администратор в бизнес-процессах на портале?
Администратор создает и настраивает бизнес-процессы. Он может завершить просроченный бизнес-процесс, даже если он не добавлен в него.
Может ли администратор управлять почтой сотрудников?
Может, если ему раздали права доступа в настройках почты.(Относится к тем случаям, когда это личная почта сотрудника).
Обычно, корпоративную почту настраивает администратор и раздает права на нее сотрудникам, или распределяет несколько почтовых ящиков по разным сотрудникам.
Обычно, корпоративную почту настраивает администратор и раздает права на нее сотрудникам, или распределяет несколько почтовых ящиков по разным сотрудникам.
Как администратор может увидеть действия сотрудников на портале?
Каждый вход сотрудников отображается в Журнале событий. Вы всегда можете проверить, кто, когда и с каких IP-адресов заходил в Битрикс24.
Заключение
Администратор Битрикс24 — это ключевой специалист, от профессионализма которого зависит эффективность работы всего корпоративного портала.
Правильное использование его возможностей позволяет оптимизировать бизнес-процессы, повысить продуктивность команды и обеспечить надежную защиту данных компании.
Запишитесь на бесплатную консультацию — расскажем, как настроить портал Битрикс24 и получить аналитику уже в ближайшее время.
Последние новости
Ошибки постановок задач в Битрикс24
Статья-обзор типичных ошибок при постановке задач
Импорт клиентской базы в Битрикс24
Как импортировать данные в Битрикс24 и обзор ошибок
— Бесплатные Сайты и CRM.