Ренессанс — динамично развивающееся мебельное предприятие с численностью более 350 сотрудников . Компания специализируется на комплексном производстве мебели под заказ.

Основной канал продаж — B2B-направление : компания работает напрямую с дилерами. Продукция успешно поставляется не только по всей России, но и в страны СНГ.

Производственные мощности расположены в городе Кузнецк Пензенской области . Локализация производства, гибкие подходы к управлению и высокий контроль качества позволяют компании оперативно выполнять заказы и обеспечивать стабильно высокое качество продукции.

«Ренессанс» активно развивается и делает ставку на цифровую трансформацию: автоматизация бизнес-процессов стала важным шагом в сторону масштабирования и повышения эффективности. 

До внедрения единой системы компания «Ренессанс» вела коммуникацию внутри отделов и с дилерами через мессенджеры и бумажные документы. Такой подход создавал массу неудобств:

· важная информация терялась или дублировалась;

· сроки обработки заказов росли;

· согласование между отделами занимало много времени и часто приводило к ошибкам.

 
Всё это замедляло процессы, снижало эффективность и увеличивало влияние человеческого фактора на выполнение заказов.

Цель проекта:

· минимизировать риски, связанные с человеческим фактором;

· сократить время работы над каждым заказом.

* Интересный факт: система у клиента уже была внедрена, но использовалась частично. Отдел продаж, маркетинг и руководство практически не задействовали её потенциал.

Наша задача — перевести все ключевые процессы в единую цифровую среду, где всё будет на месте, вовремя и под контролем. 

Для реализации проекта, мы определили первоочередные задачи

· Перевести все процессы работы с заказами в единую цифровую среду (Битрикс24);

· Подключить ключевые отделы: продаж, технологий, конструирования, снабжения;

· Настроить контроль качества выполнения заказов;

· Интегрировать Битрикс24 с 1С для автоматизации обмена данными.

Этап 1: Автоматизация отдела продаж

Первым делом мы адаптировали Битрикс24 под специфику работы с дилерами. 

1. Настроили CRM - 3 воронки продаж (в одной воронке работают дилеры).

2. Создали комплекс бизнес-процессов для сделок, компаний, контактов (синхронизация сделок в разных воронках, контроль смены ответственного по компании, контакту, контроль смены этапа, формирование документов и т.д.). 

3. Подключили почту и написали код для обработки входящих сообщений по сценарию, удобному для клиента (когда из каждого входящего сообщения с определенных адресов создается лид, к лиду привязывается компания или контакт без дублирования, к лиду привязывается ответственный приемщик - в исходном варианте Битрикс24 по такому методу создает дубли на контакты и компании)

4. Для отдельной группы пользователей(Дилеры) создали индивидуальный шаблон портала - требуется для обработки заказов с ограничением видимости. Дилеры видят только сделки, Живую ленту, Чаты.

Отдел продаж начал оперативно принимать заявки и передавать их в производство.

* Однако вскоре выявились сложности: большое количество уникальных заказов, разнообразие номенклатуры и необходимость точного согласования деталей между отделами затрудняли управление процессами.