О клиенте
Компания НАФИ — один из ведущих независимых исследовательских институтов России. Более 20 лет компания занимается проведением социологических исследований, анализом экономических процессов и разработкой решений в сфере финансовой грамотности и государственного управления.
Офис компании находится в России, в городе Москва.
Почему потребовалась автоматизация?
Работа с кадровыми документами — трудовые договоры, приказы, заявления, отпуска, командировки — ранее велась через бумажные формы, email-переписку и ручную обработку данных. Проекты, от идеи до закрытия, также управлялись вручную: менеджеры тратили время на контроль сроков, создание задач и согласование этапов. Такой подход создавал множество проблем:
– задержки при согласовании и подписании документов;
– высокая нагрузка на HR-отдел и менеджеров проектов;
– сложности с хранением, архивацией и отслеживанием данных;
– риск потери важных документов или ошибок при оформлении;
– отсутствие единого контроля над этапами проектов и их сроками.
С ростом численности сотрудников и увеличением числа проектов стало очевидно: нужна система, которая переведёт кадровые процессы в цифровое поле и автоматизирует управление проектами.
Цели проекта:
- Внедрить КЭДО (квалифицированную электронную подпись) для юридически значимой работы с кадровыми документами.
- Выстроить полностью цифровой документооборот между сотрудниками и HR-отделом, минимизировав бумажные процессы.
- Настроить гибкую воронку CRM в Битрикс24 для управления проектами: автоматически создавать проекты из сделок с привязкой задач и сроков и обеспечить контроль этапов, включая отказные ветки (приостановка или отмена).
- Синхронизировать данные с 1С для единого информационного контура.
Важно было сделать процессы прозрачными, управляемыми и удобными для 40 сотрудников, использующих Битрикс24, сократив рутину и риски.
Почему выбрали нас?
Глубокая экспертиза
в области внедрения Битрикс24
в компании, которые
предоставляют услуги
Индивидуальный подход
к каждому клиенту и разработка решений для его бизнес-процессов
Высокий уровень сервиса
и поддержки на протяжении всего сотрудничества
Задачи клиента
Клиент пришёл с чёткой целью: перевести кадровые процессы и управление проектами в цифровое пространство, используя возможности КЭДО и CRM в Битрикс24.
Это позволит:
- Автоматизировать кадровый документооборот, исключив бумажные формы и ручную обработку;
- Настроить проектную воронку в CRM для управления проектами;
- Обеспечить гибкость этапов, исключая лишние шаги, если они не требуются;
- Повысить эффективность работы HR-отдела и менеджеров проектов, минимизировав рутину;
- Исключить риск просрочки документов и задач благодаря автоматическому контролю сроков;
- Освободить специалистов от рутинных операций, направив их фокус на стратегические задачи.
Почему выбор пал на Битрикс24?
Битрикс24 стал логичным выбором, потому что:
– платформа уже содержит в себе инструмент КЭДО и можно настроить документооборот «под ключ»;
– система объединяет CRM, задачи, чаты, порталы и бизнес-процессы в одном месте;
– есть возможность масштабирования — от управления кадрами до полной автоматизации других процессов компании.
Почему клиент выбрал именно нашу компанию?
НАФИ выбрал вашу команду, потому что:
✅ мы предлагаем комплексное решение — не просто внедрение КЭДО, а полное переосмысление кадрового документооборота;
✅ у нас есть подтверждённый опыт успешной автоматизации управления проектами разной сложности с помощью Битрикс24, обеспечивающий эффективность и прозрачность процессов;
✅ мы умеем не только настраивать функционал, но и обучать пользователей, адаптируя систему под реальные рабочие сценарии;
✅ подходим к каждому проекту ответственно и гибко — это позволило справиться даже с техническими сложностями.
Особенности проекта
Внедрение КЭДО в аналитическом центре НАФИ началось с HR-отдела — именно он испытывал наибольшую нагрузку при работе с кадровыми документами.
Сейчас сотрудники и HR-отдел активно задействуют следующие инструменты:
Квалифицированная электронная подпись (КЭДО) — основной рабочий инструмент для подписания трудовых договоров, приказов, заявлений и прочих кадровых документов.
Бизнес-процессы — используются для автоматизации рутинных операций: отпуска, командировки, внутренние согласования.
Чаты — канал общения между сотрудниками и HR стал централизованным и понятным.
Автоматические уведомления и напоминания — система присылает оповещения о предстоящих важных событиях: окончании срока действия договора, необходимости обновить документ, подписать соглашение.
Фильтры и аналитика — HR-специалисты могут отслеживать сроки, статусы и загрузку по каждому сотруднику.
Настройка воронки CRM для ведения проектов - инструмента, через который проходят все проекты от идеи до закрытия.
В ней работают менеджеры и руководители, а каждый этап автоматически формирует задачи и контролирует сроки.
Воронка включает ключевые стадии:
- - Подготовительный этап
- - Начало выполнения проекта
- - Контрактация и подготовка
- - Подготовка к сбору данных
- - Сбор данных
- - Обработка данных
- - Подготовка отчета
- - PR-сопровождение
Также здесь предусмотрены отказные ветки — например, если проект приостановлен или отменён.
Для этого настроены стадии:
- - Закрытие проекта
- - Оплата получена
- - Пауза (анализ причин)
- - Реализация проекта отмены
- - Закрытие проекта в 1С
Система интегрирована с 1С, поэтому все данные синхронизируются и доступны в едином контуре.
Создание сделки. Как только она появляется на первом этапе, в системе автоматически создаётся проект. В карточке сделки появляется ссылка — менеджер может перейти в проект в один клик.
При переходе на следующий этап система запрашивает обязательные данные: тему проекта, даты начала и завершения. Эти параметры критичны — они формируют план работ и влияют на сроки всех последующих задач.
Важно: если на этапе указано, что требуется, например, разработка инструментария, система потребует ввести сроки этого этапа. Если не требуется — поле пропускается. Это гибкость, которая помогает не перегружать процесс лишними шагами.
Как только все сроки заполнены, система автоматически формирует задачи в проекте. Каждая задача привязана к конкретному этапу и исполнителю. И только после их выполнения сделка может перейти дальше.
Так работает автоматизация: менеджер не перетаскивает сделку вручную. Система сама контролирует прогресс. Если задача просрочена — крайние сроки проекта сдвигаются, и об этом сразу видно в карточке сделки.
Все запланированные даты отображаются в календаре проекта. Это позволяет визуально отслеживать нагрузку, находить узкие места и вовремя корректировать план. А если задача не успевает в срок — система через активити автоматически пересчитывает сроки и уведомляет команду.
Таким образом, воронка не просто фиксирует статусы — она управляет процессом, минимизирует риски и освобождает менеджеров от рутинных действий.
С какими сложностями столкнулись при внедрении?
Подключение API – потребовало нескольких итераций, прежде чем интеграция заработала стабильно.
Подписание документов с телефона – изначально вызвало неудобства у сотрудников, так как интерфейс отличается от десктопной версии. Однако других вариантов не было, и команда адаптировалась.
Настройка бизнес-процессов под специфику HR-документов - каждый тип документа требовал своей логики согласования, проверки и хранения. Мы адаптировали шаблоны под реальные рабочие сценарии компании.
Как проходило обучение и вовлечение пользователей?
Мы провели серию обучающих встреч, в ходе которых:
– познакомили команду с возможностями КЭДО в Битрикс24;
– показали, как работать с документами, ставить подпись, отслеживать статусы;
– научили использовать фильтры и аналитику для работы с кадровыми данными.
Были подготовлены видео инструкции по основным операциям, чат поддержки , где сотрудники могли задавать вопросы после старта использования.
После запуска система стала активно использоваться — сотрудники сразу начали загружать документы, получать уведомления и задавать вопросы через портал.
Насколько активно топ-менеджмент использует Битрикс24?
Топ-менеджмент компании активно использует возможности Битрикс24 , особенно:
– просмотр истории взаимодействий с сотрудниками;
– отслеживание сроков действия договоров и других кадровых документов;
– доступ к аналитике по кадровым процессам.
Это помогает принимать решения быстрее и держать всю информацию под контролем.
Сотрудники подписывают документы удаленно
HR-отделу проще управлять кадровыми процессами
Полный доступ к данным со стороны руководства
Нематериальные выгоды
Сотрудники стали увереннее в процессах
Теперь они точно знают, где найти свой договор, как подписать командировку и что делать, если истекает срок действия справки. Это дало чувство контроля и уверенности.
Повысилась доверие к цифровым инструментам
Многие сотрудники раньше относились к электронным подписям с осторожностью. После внедрения они оценили удобство и безопасность КЭДО.
Работа стала проще и логичнее
Не нужно звонить, писать, бегать по офису — всё находится в одном месте. Это уменьшило стресс и повысило удовлетворённость от работы.
Работа с командой Smart Бизнес стала для нас важным шагом в цифровой трансформации.
С самого начала было понятно, что мы имеем дело с профессионалами: они не просто настраивали систему, а помогали нам осмыслить процессы, увидеть, где можно сэкономить время, а где исключить ошибки.
Сейчас вся работа с документами выстроена в одном месте. Сотрудники самостоятельно находят нужные файлы, подписывают их онлайн, получают уведомления о сроках. HR-отдел стал работать намного эффективнее — меньше рутины, больше стратегии.
Были сложности при интеграции и привыкании к новому интерфейсу, но команда Smart Бизнес всегда была рядом — объясняла, показывала, помогала адаптироваться. Это был не просто проект, а настоящее партнёрство.
Мы уверены, что правильно выбрали исполнителя. Рекомендуем Smart Бизнес как надёжного и компетентного партнёра по автоматизации процессов в организации.
НАФИ
Каждый из наших клиентов - лидер в своей отрасли или регионе. Каждому проекту мы уделяем максимум внимания.
У нас уже 200+ выполненных проектов по внедрению Битрикс24 и автоматизации бизнес-процессов.
— Бесплатные Сайты и CRM.