Роботы в задачах Битрикс24
Мы предлагаем наш опыт и опыт наших клиентов, и это автоматизация бизнес-процессов.
Автоматизация бизнеса представляет собой совокупность работающих средств (программ и устройств), обеспечивающих минимизацию рутины, оптимизацию трудовых и производственных ресурсов, наращивание продуктивности и эффективности всех уровней производства.
В данной статье мы рассмотрим возможности Битрикс24, с помощью которых можно упростить и автоматизировать работу с задачами.
Роботы в задачах Битрикс24
Хотите повысить производительность, уменьшить затраты, получить больше прибыли?!
Мы предлагаем наш опыт и опыт наших клиентов, и это автоматизация бизнес-процессов.
Автоматизация бизнеса представляет собой совокупность работающих средств (программ и устройств), обеспечивающих минимизацию рутины, оптимизацию трудовых и производственных ресурсов, наращивание продуктивности и эффективности всех уровней производства.
В данной статье мы рассмотрим возможности Битрикс24, с помощью которых можно упростить и автоматизировать работу с задачами.
Возможности автоматизации в задачах
Настроить роботов в задачах можно отдельно для каждого проекта, для видов «Мой план» и «Статусы».
Если вы работаете через «Мой план», можно добавить на определенные стадии роботов. В таком случае, при отправке задачи на определенную стадию, сработает автоматизация.
А если вы часто меняете стадии в «Мой план» или работаете через «Список» или «Сроки», советуем настроить роботов в разделе «Статусы».
Автоматически изменять задачу, отправлять письма и менять статусы задачи возможно, и мы покажем вам пример настройки автоматизации с нашего портала.
Рекомендации по настройке роботов
На нашем портале мы постоянно работаем с разделом «Задачи и проекты».
Здесь ставятся задачи для работы на порталах клиентов, задачи по обучению сотрудников, поэтому нам важно вести учет затраченного времени по задачам. Так можно следить за эффективностью отделов и сотрудников в целом, а так же выстраивать различные отчеты по проектам.
Однако, при постановке задач, периодически забывались проставляться некоторые функции: задача по учету времени и контролю выполнения.
Этот момент можно легко автоматизировать следующим образом:
1. Заходим в раздел «Задачи и проекты»
2. Открываем вкладку «роботы»
3. Переходим в вид роботов «Статусы»
4. На статусе «Ждет выполнения» ставим робота по изменению задачи со следующими настройками.
Теперь, при создании задачи, учет времени и принятие задачи будет ставиться автоматически на все задачи вашего сотрудника.
Так же у нас на портале каждый рабочий день приходит задача по предоставлению отчета по проделанной работе. По завершению эти задачи не должны занимать место на портале, поэтому, после принятия работы, мы удаляем такие задачи роботом «Удаление элемента» на статусе «Завершена» – убрали рутину.
Если при закрытии некоторых задач необходимо писать об этом на почту или в ленту новостей - можно по завершению добавить робота по «Добавлению новости» или «Отправить письмо сотруднику».
Например: у вас на портале есть задачи по подготовке праздничных акций или рекламных компаний для маркетологов. При закрытии таких задач, можно отправлять об этом информацию и ссылку на задачу на всех руководителей.
Чтобы проинформировать о сезонных скидках или акциях, в статусах по закрытию, ставиться робот для сообщения в новости при условии, что название задачи или проект относятся к рекламным компаниям.
Теперь давайте перейдем в режим «Мой план».
Сложно найти общую для любой компании автоматизацию, но если вы сегментируете задачи по категориям важности, то в "моем плане" можно создать следующие стадии:
- Не разобрано
- Категория А
- Категория В
- Категория С
- Категория D
При переносе задачи на статус, вы можете роботом изменять поле в задаче, указывая какой приоритет у данной задачи.
Раздел «роботы» в задачах достаточно сложный для самостоятельного понимания.
Если вам сложно понять какая автоматизация вам необходима, вы можете обратиться к нам. Мы поможем вам настроить роботов в задачах и сделать понятную документацию для ваших сотрудников.
Свяжитесь с нами любым удобным для вас способом!
Интегратор Битрикс24. Техподдержка, сопровождение и обучение. Лицензии Битрикс24.
— Бесплатные Сайты и CRM.