Фишки работы с Задачами и Проектами в Битрикс24
Одна из самых популярных причин, по которой бизнес выбирает Битрикс24 - это раздел «Задачи и проекты».
Этот раздел позволяет гибко и доступно выполнять рабочие задачи, управлять маленькими и большими проектами, выстраивать отчетность.
В этой статье мы хотим поделиться тонкостями и особенностями работы с разделом «Задачи и проекты», которые могут быть полезными в ежедневной работе пользователей Битрикс24 и открывать горизонты возможностей для тех, кто только начинает пользоваться платформой.
Фишки работы с Задачами и Проектами в Битрикс24
Одна из самых популярных причин, по которой бизнес выбирает Битрикс24 - это раздел «Задачи и проекты».
Этот раздел позволяет гибко и доступно выполнять рабочие задачи, управлять маленькими и большими проектами, выстраивать отчетность.
В этой статье мы хотим поделиться тонкостями и особенностями работы с разделом «Задачи и проекты», которые могут быть полезными в ежедневной работе пользователей Битрикс24 и открывать горизонты возможностей для тех, кто только начинает пользоваться платформой.
Крайний срок
При создании задачи не забывайте указывать "Крайний срок". Если в задаче его не указать, то ее могут забыть выполнить.
Контроль выполнения работы
Если вы хотите контролировать выполнение своей задачи, то ставьте эту настройку. При завершении задачи ответственным, постановщик должен будет принять задачу или отправить ее на доработку.
Разрешить ответственному менять сроки задачи
Если для вашей задачи крайний срок может быть плавающим, то вы можете выбрать эту настройку. Таким образом, ответственный сможет сам установить себе крайний срок задачи или изменить уже существующий срок.
Добавить в план рабочего дня
Эта функция поможет внести задачу в ваш личный план дня. Он находиться там же, где и кнопка начала рабочего дня. Так вы быстро сможете сориентироваться по своей занятости на день, так как там будут и задачи, и события, которые вы запланировали на сегодня.
Подробнее о том, как указать данные функции вы можете в предыдущей статье.
Результат задачи
Если по завершению задачи, вы хотите чтобы ответственный приложил письменный результат выполнения задачи, то смело выбирайте эту функцию. Так по завершению задачи, ответственному нужно будет отметить свой комментарий, как результат, и вы сможете быстро его увидеть в задаче.
Теги в задачах
Эта функция нужна исключительно для быстрого поиска определенной группы задач. Например, если у вас часто встречаются задачи по подготовке квартальных документов, тогда смело ставьте ему тег #Квартальные документы, и, при нажатии на данный тег, вам будут показаны все задачи с ним. Также в последних обновлениях тег можно указать и в фильтре задач, что позволит вам быстро найти нужную задачу.
Связанные задачи
Вы можете связать две задачи прямо из режима создания задачи. Главное, не путайте это с пунктом «Сделать подзадачу», ведь это совершенно разные по смыслу функции. Связанные задачи - это когда две задачи делают разные сотрудники, но данные из одной задачи могут быть использованы в другой.
Мы разобрали разные настройки задач из режима создания. Их много, но потратив несколько лишних минут на детальное описание задачи, вы сократите последующие время работы с ней.
Выполнение задач
При выполнении задачи так же есть свои особенности.
Первое - это делегирование задачи.
Если у вас большая нагрузка, не успеваете выполнить задачу в указанный срок, вы можете ее делегировать своему коллеге. Вам не придется просить постановщика о том, чтобы он переносил сроки или менял ответственного, вы можете сделать это сами.
Копирование задачи. Если вы заметили что у вас появилась повторяющаяся задача, но шаблона для нее нет, вы можете копировать похожую задачу и при этом сразу ее отредактировать. Это сэкономит вам время на постановке задачи.
Отложить задачу. Есть такие задачи, которые зависят от получения данных сторонней компании или другого сотрудника. Если по какой-то причине данные задерживаются, задачу можно поставить на паузу. Когда все данные будут у вас на руках, то можно возобновить задачу и продолжить с ней работу.
Отчетность по задачам
В данном разделе уже есть настроенные отчеты. Если вы работаете с задачами, то обязательно зайдите туда и посмотрите какой из отчетов подходит именно вам.
Занятость по задачам
В данном разделе вы можете просмотреть занятость сотрудников по задачам. Тут можно фильтровать по отделам и по датам. Перед выбором ответственного, можно зайти на данную страницу и посмотреть кто из нужных сотрудников свободен.
Права доступа
Возможно некоторые даже не знают, что такой раздел существует. Там можно очень подробно указать какие сотрудники смогут выполнять те или иные действия в задачах. Вы сможете настроить права не только по пользователям, но и по ролям в задачах.
Как видите раздел «Задачи и проекты» обладает большим набором свойств, которые обязательно нужно использовать, чтобы работа была эффективной и комфортной!
Если у вас остались вопросы, мы всегда готовы к общению!
Свяжитесь с нами любым удобным для вас способом!
Интегратор Битрикс24. Техподдержка, сопровождение и обучение. Лицензии Битрикс24.
— Бесплатные Сайты и CRM.