Поставщик оборудования Техноснаб, проекты

О клиенте

МаксФил — современная швейная фабрика полного цикла, которая успешно работает на рынке производства корпоративной продукции. Компания зарекомендовала себя, как надёжный производитель с широким спектром услуг в сфере брендирования и пошива.

Основные направления работы:

- производство сумок, рюкзаков, портфелей и одежды;

- создание брендированной продукции для корпоративных клиентов: бизнес-сувениры, автомобильные аксессуары, спортивные товары и др.

Компания работает по всей России. Офис и производство расположено в городе Белгород.

Сейчас в Битрикс24 работает 27 сотрудника.

Почему выбрали нас?

Глубокая экспертиза

в области внедрения Битрикс24

в производственные компании

Индивидуальный подход

к каждому клиенту и разработка решений для его бизнес-процессов

Высокий уровень сервиса

и поддержки на протяжении всего сотрудничества

Задачи клиента

До внедрения автоматизации компания «МаксФил» работала по устаревшей системе — все процессы велись на бумажных носителях.

Это создавало множество проблем в управлении и организации работы:

- отсутствовала единая база данных клиентов;

- сложно было отслеживать историю заказов;

- терялась важная информация при передаче между сотрудниками;

- трудно было контролировать сроки выполнения заказов.

Цели проекта

Создание единой системы: для учета клиентов с полной историей взаимодействия;

Внедрение автоматизации продаж — от первого контакта до отгрузки готового изделия;

Организация контроля сроков выполнения заказов и оплаты;

Централизация всех каналов коммуникации;

Почему выбрали Бирикс24

При выборе системы автоматизации ключевыми факторами стали:

- комплексный подход к решению бизнес-задач: CRM, Задачи, Бизнес-процессы и др;

- возможность интеграции с различными каналами коммуникации;

- наличие готовых инструментов для автоматизации продаж;

- возможность масштабирования под растущие потребности бизнеса.

Особенности проекта

Основной фокус при внедрении системы был направлен на оптимизацию работы следующих отделов:

отдел продаж — автоматизация работы с клиентами;

производственный отдел — организация контроля заказов;

административный отдел — управление согласованиями и документами.

1. Настройка структуры компании

Была настроена структура компании и права доступа к информации для каждого сотрудника.

Цель - создание индивидуальных рабочих пространств.

2. Настройка CRM

Были настроены 2 воронки продаж со своими этапами (в том числе Отказ и Успех). В каждой воронке настроены поля в карточках сделок и обязательность полей.

Настроена карточка Лида: стадии, поля, карточка просмотра.

Воронки продаж настройка автоматизации внедрение Битрикс24 компания Максфил

3. Настройка Смарт-процессов

Реализованы 6 цифровых пространств на смарт процессах:

1. Договора

2. Заказ в производство

3. Отгрузки

4. Закупка сырья

5. Наряды по цехам

6. Изделия.

В каждом смарт-процессе настроены поля, по запросу клиента, и видимость смарт-процессов в разных сущностях.

Настройка смарт процессов внедрении Битрикс24 и автоматизации компания МаксФил швейное производство

4. Настройка бизнес-процесса для создания карточки изделия

Название: Обработка заявки на изделие

Запуск: Из карточки сделки (менеджером)

Как работает:

1. Менеджер запускает БП(бизнес-процесс) из карточки сделки;

2. Менеджер заполняет форму в карточке сделки;

3. Данные сохраняются в карточке БП и привязываются к сделке;

4. Заявка передается ответственному сотруднику и автоматически назначается задача после отправки формы;

5. Сотруднику поступает уведомление (email/чат): «Новая заявка от [Менеджер]. Срок: [Желаемая дата исполнения]»;

6. Как только сотрудник приступает к задаче, в сделке меняется статус на «В работе»;

7. Приходит автоматическое уведомление менеджеру: «Заявка №[ID] принята в работу ФИ»;

8. Менеджер видит статус выполнения задачи в режиме реального времени в карточке БП;

9. Завершение БП. Сотрудник закрывает задачу после выполнения, и автоматически обновляется статус в карточке сделки.

Настройка бизнес-процесса Внедрение автоматизации и Битрикс24 в компанию Максфил

5. Настройка роботов и триггеров

Были настроены роботы на стадиях воронок продаж для уведомления коллег о работе с клиентом и постановки задач менеджерам с подписанием договора, подготовкой КП и т.д.

Настройка роботов и триггеров для уведомлений и авто задач Автоматизация и внедрение Битрикс24 в компанию швейное производство Максфил

6. Настройка источников коммуникаций

Были настроены основные источники коммуникаций с клиентами.

Подключение источников коммуникаций с клиентами Автоматизация и внедрение Битрикс24 в компанию швейное производство МаксФил

Обучение персонала

Для успешного внедрения были реализованы следующие шаги:

- проведение вводных тренингов для всех сотрудников;

- создание подробных инструкций по работе с системой;

- назначение внутренних экспертов для помощи коллегам;

- организация регулярных консультаций.

Топ-менеджмент компании и другие сотрудники активно использует возможности Битрикс24: CRM, задачи и другие настроенные инструменты.

Преодоление сложностей

Сопротивление изменениям со стороны части сотрудников — решено через дополнительное обучение и демонстрацию преимуществ новой системы.

Технические нюансы при настройке бизнес-процессов — преодолены благодаря индивидуальному подходу к настройке каждого процесса.

Все возникшие сложности были преодолены благодаря профессиональному подходу команды внедрения и готовности руководства компании поддерживать процесс трансформации.

Нематериальные выгоды

- Повышение мотивации сотрудников благодаря удобству работы в единой системе;

- Улучшение взаимопонимания между отделами;

- Рост профессионализма за счет систематизации знаний.

Практические примеры использования

Работа с клиентами: менеджеры ведут все коммуникации через Битрикс24, собирают и анализируют данные о клиентах.

Управление задачами: четкое распределение обязанностей и контроль сроков выполнения.

Бизнес-процессы: постепенное освоение смарт-процессов для оптимизации производства.