Настраиваем отчеты в CRM Битрикс24

Вы перенесли свою компанию в Битрикс24, менеджеры работают, ведут клиентов и закрывают сделки. Вроде бы все работает и приносит деньги. Но зачем система, если она не помогает улучшить вашу компанию? Одна из основных функций Битрикс24 это Аналитика.

Аналитика — это инструмент принятия решений и одна из первейших причин внедрения CRM.

Хотя многие работают в Битрикс24 по причине:

Удобства для менеджеров;
Автоматизации многих процессов;
Безопасности данных;
Возможности удаленной работы.

Теперь давайте посмотрим, как настраивать отчеты в CRM!

Шаблоны отчетов в CRM

Когда вы откроете отчеты, то увидите, что для вас подготовили несколько шаблонов типовых отчетов. Чтобы создать отчет именно для вашей компании, придется немного их исправить.

Найти эти отчеты можно в разделе CRM-Еще-Отчеты.

Теперь давайте откроем отчет «Объем сделок по менеджерам», который показывает общий объём сделок, над которыми работали менеджеры в отчетный промежуток времени, долю выигранных и проваленных сделок, а также доход, полученный менеджерами от выигранных сделок.

Но есть небольшая проблема. За какой промежуток времени выведен отчет? Многие заметят, что в фильтре справа есть поле «Отчет за период» в котором вы можете выбрать, например, «Интервал». Сам Битрикс24 дает следующего определение этого параметра:

Фильтр отчета за период «будет включать все элементы (сделки, лиды), которые находились в работе за этот период, то есть это те, что были созданы за этот интервал, завершены, изменены, а также те, работа по которым не велась в этот период, но они не завершены, то есть фактически, они находятся в работе». Отсюда следует проблема, если менеджер завершил сделку уже давно, но сегодня дописал к ней что-то. То она попадет в этот отчет. Или просто сделка висит в работе уже долгое время и о ней никто не вспоминает. То она будет попадать в этот отчет каждый месяц пока не закроется с положительным или отрицательным результатом.

Так как же правильно настраивать отчеты в Битрикс24?

Стандартные отчеты нам совсем не подходят, поэтому давайте создадим свой собственный. Например, нам нужно видеть сколько сделок было закрыто каждым менеджером за конкретный период.

Отчеты можно создавать двумя способами:

Если нужный вам отчет похож на стандартные, то можно скопировать его и изменить.
Или просто нажать «Добавить отчет».

Наш отчет будет похож на тот, который мы смотрели, но в целях обучения мы создадим отчет с нуля. Первое, что от нас понадобится это выбрать сущность, по которой будет строится наш отчет. Выбираем сделку, нам же нужно видеть количество закрытых сделок.

Отлично, мы дали название нашему отчету и написали его описание. Важно в поле «Отчетный период» в большинстве случаев писать «За все время». Но до этого мы говорили, что отчет будет за определенный период. Эти данные мы настроим потом.

Колонки отчета

Раздел «Колонки» - самый важный, в нем заключается основная суть нашего отчета. Какие данные мы используем, по каким параметрам считаем.

Внизу есть кнопка «Добавить» - с ее помощью мы можем добавить нужные нам колонки в отчете. Мы добавили следующее поля:

Ответственный;
ID (сделки);
Полученная сумма.

Слева от каждой строки есть место для галочки, она называется «Вычислить колонку». Это означает, что отчет будет обобщать данные, напротив которых галочка поставлена, а выборку производить по всем уникальным значениям полей без галочки. Например, в нашем отчете поля «ID» и «Полученная сумма» считаются для каждого ответственного. Справа от поля есть три значка:

Процент – вычисляет долю этого поля относительно какого-то.
Карандаш – нужен для изменения названия столбца.
Крестик – удаляет поле из нашего отчета.

Последний пункт в блоке «Колонки» — это выбор способа сортировки. Выбираем колонку «Полученная сумма» по убыванию, чтобы отчет строился в виде рейтинга - самые успешные менеджеры вверху, отстающие - ниже.

Фильтр

Следующий крупный блок — это фильтр. С помощью этого инструмента можно указать дополнительные параметры фильтрации для нашего отчета. Например, вам нужно ограничить этот отчет только для конкретной воронки или по ответственному и т.д.

Первая строка определяет принцип работы фильтра: будет он выполнять все условия или только один. Знак минус удаляет условие, а плюс, наоборот, добавляет. Кнопка «и/или» добавляет новую группу условий, а галочка разрешает или запрещает изменять это условие. Для нашего отчета будут удобны следующие условия:

Ответственный. Оставим, на случай если нужно будет посмотреть отчет по конкретному сотруднику. Поэтому мы разрешаем менять значение данного фильтра.
Стадия сделки. В нашем случае это будет «успешная сделка», воронка у нас одна. И мы уберем галочку, что бы нельзя было менять стадию. Теперь добавим еще одну группу фильтров по дате.
Предполагемая дата закрытия больше или равно даты и такое же поле, но меньше или равно даты.

Диаграммы и доступ

Для нашего отчета подойдет диаграмма столбчатая, где аргумент это ответственный, а значение это сумма. Заметим, что для одного аргумента можно выводить несколько значений. А блок общий доступ дает право выбранным сотрудникам использовать ваш отчет. Но изменять его он не сможет.

Теперь ваш отчет готов. Нажимаем «Сохранить отчет» и смотрим что у нас получилось.

Алгоритм построения отчета

Итак, мы показали, как создать отчет для вашей компании. Теперь подытожим все выше написанное и получим алгоритм для создания отчета.

Для начала нужно определиться что нужно считать вашим отчетом.

Для какой сущности это нужно считать.
Какие поля вам в этом понадобятся.
Какие фильтры использовать.
Настройте отчет.
И самое главное не забудьте протестировать его.

Надеемся эта статья поможет вам настроить отчеты для вашей компании. Но если у вас возникнут трудности вы всегда можете обратиться к нам.

Людмила Гамаюнова

Специалист по внедрению Битрикс24

Smart Бизнес

Настраиваем отчеты в CRM Битрикс24

Оставьте заявку, мы
обсудим ваш проект

Услуги

Дополнительно

Навигация

Настраиваем отчеты в CRM Битрикс24

Оставьте заявку, мы обсудим ваш проект

Услуги

Дополнительно

Навигация

Оставьте заявку, мы
обсудим ваш проект