Заказать звонок
Оставьте заявку, обсудим ваш проект
Работа с командой Smart Бизнес стала для нас важным шагом в цифровой трансформации.
С самого начала было понятно, что мы имеем дело с профессионалами: они не просто настраивали систему, а помогали нам осмыслить процессы, увидеть, где можно сэкономить время, а где исключить ошибки.
Сейчас вся работа с документами выстроена в одном месте. Сотрудники самостоятельно находят нужные файлы, подписывают их онлайн, получают уведомления о сроках. HR-отдел стал работать намного эффективнее — меньше рутины, больше стратегии.
Были сложности при интеграции и привыкании к новому интерфейсу, но команда Smart Бизнес всегда была рядом — объясняла, показывала, помогала адаптироваться. Это был не просто проект, а настоящее партнёрство.
Мы уверены, что правильно выбрали исполнителя, рекомендуем Smart Бизнес, как надёжного и компетентного партнёра по автоматизации процессов в организации.
С самого начала было понятно, что мы имеем дело с профессионалами: они не просто настраивали систему, а помогали нам осмыслить процессы, увидеть, где можно сэкономить время, а где исключить ошибки.
Сейчас вся работа с документами выстроена в одном месте. Сотрудники самостоятельно находят нужные файлы, подписывают их онлайн, получают уведомления о сроках. HR-отдел стал работать намного эффективнее — меньше рутины, больше стратегии.
Были сложности при интеграции и привыкании к новому интерфейсу, но команда Smart Бизнес всегда была рядом — объясняла, показывала, помогала адаптироваться. Это был не просто проект, а настоящее партнёрство.
Мы уверены, что правильно выбрали исполнителя, рекомендуем Smart Бизнес, как надёжного и компетентного партнёра по автоматизации процессов в организации.
Отзыв заказчика
Людмила Спиридонова
Исполнительный директор,
НАФИ
НАФИ
Компания НАФИ — один из ведущих независимых исследовательских институтов России. Более 20 лет компания занимается проведением социологических исследований, анализом экономических процессов и разработкой решений в сфере финансовой грамотности и государственного управления.
Центр сотрудничает с крупными банками, образовательными учреждениями, госорганами и корпорациями. Его исследования регулярно становятся основой для принятия важных управленческих и политических решений.
Офис компании находится в России, в городе Москва.
Центр сотрудничает с крупными банками, образовательными учреждениями, госорганами и корпорациями. Его исследования регулярно становятся основой для принятия важных управленческих и политических решений.
Офис компании находится в России, в городе Москва.
О заказчике
Цели и задачи
С увеличением численности сотрудников и проектов, важно было сделать процессы прозрачными, управляемыми и удобными для сотрудников, использующих Битрикс24, сократив рутину и риски.
Цель проекта
- Перевести кадровые процессы и управление проектами в цифровое пространство, используя возможности КЭДО и CRM в Битрикс24.
Задачи проекта
- Настроить кадровый документооборот, исключив бумажные формы и ручную обработку;
- Настроить проектную воронку в CRM для управления проектами и обеспечить гибкость этапов;
- Исключить риск просрочки документов и задач благодаря автоматическому контролю сроков;
- Освободить специалистов от рутинных операций, направив их фокус на стратегические задачи.
Квалифицированная электронная подпись (КЭДО) — основной рабочий инструмент для подписания трудовых договоров, приказов, заявлений и прочих кадровых документов.
Результат: сроки подписания и согласования процессов сократились в 1,5 раза.
Результат: сроки подписания и согласования процессов сократились в 1,5 раза.
Внедрение КЭДО в HR-отдел
1
2
Настройка Бизнес-процессов
Настроили шаблоны процессов для быстрого запуска:
Результат: процессы запускаются быстрее, исключены ошибки и рутина.
- заявление о приеме на работу;
- заявление об увольнении;
- заявление на отпуск;
- другие внутренние процессы.
Результат: процессы запускаются быстрее, исключены ошибки и рутина.
3
Настройка чатов и уведомлений
Чаты стали каналом общения между сотрудниками и HR-отделом.
Автоматические уведомления и напоминания система присылает для оповещения об окончании срока действия договора, необходимости обновить документ, подписать соглашение.
Результат: важная информация передается быстрее, процессы понятны и прозрачны.
Автоматические уведомления и напоминания система присылает для оповещения об окончании срока действия договора, необходимости обновить документ, подписать соглашение.
Результат: важная информация передается быстрее, процессы понятны и прозрачны.
4
Настроили аналитику
HR-специалисты могут отслеживать сроки, статусы и загрузку по каждому сотруднику.
5
Настроили воронку СRM для проектов
В ней работают менеджеры и руководители, а каждый этап автоматически формирует задачи и контролирует сроки.
Настроены ключевые этапы:
Настроены ключевые этапы:
- Подготовительный этап
- Начало выполнения проекта
- Контрактация и подготовка
- Подготовка к сбору данных
- Сбор данных
- Обработка данных
- Подготовка отчета
- PR-сопровождение
Также здесь предусмотрены отказные ветки для случаев, когда проект приостановлен или отменён.
Для этого настроены стадии:
Для этого настроены стадии:
- Закрытие проекта
- Оплата получена
- Пауза (анализ причин)
- Реализация проекта отмены
- Закрытие проекта в 1С
Система интегрирована с 1С, поэтому все данные синхронизируются и доступны в едином контуре.
Создание сделки. Как только она появляется на первом этапе, в системе автоматически создаётся проект. В карточке сделки появляется ссылка и менеджер может перейти в проект в один клик.
При переходе на следующий этап система запрашивает обязательные данные: тему проекта, даты начала и завершения. Эти параметры критичны — они формируют план работ и влияют на сроки всех последующих задач.
Важно: если на этапе указано, что требуется, например, разработка инструментария, система потребует ввести сроки этого этапа. Если не требуется — поле пропускается.
Результат: гибкая система, которая помогает не перегружать процесс лишними шагами.
Создание сделки. Как только она появляется на первом этапе, в системе автоматически создаётся проект. В карточке сделки появляется ссылка и менеджер может перейти в проект в один клик.
При переходе на следующий этап система запрашивает обязательные данные: тему проекта, даты начала и завершения. Эти параметры критичны — они формируют план работ и влияют на сроки всех последующих задач.
Важно: если на этапе указано, что требуется, например, разработка инструментария, система потребует ввести сроки этого этапа. Если не требуется — поле пропускается.
Результат: гибкая система, которая помогает не перегружать процесс лишними шагами.
Как только все сроки заполнены, система автоматически формирует задачи в проекте. Каждая задача привязана к конкретному этапу и исполнителю. И только после их выполнения сделка может перейти дальше.
Так работает автоматизация: менеджер не перетаскивает сделку вручную. Система сама контролирует прогресс. Если задача просрочена — крайние сроки проекта сдвигаются, и об этом сразу видно в карточке сделки.
Так работает автоматизация: менеджер не перетаскивает сделку вручную. Система сама контролирует прогресс. Если задача просрочена — крайние сроки проекта сдвигаются, и об этом сразу видно в карточке сделки.
Все запланированные даты отображаются в календаре проекта. Это позволяет визуально отслеживать нагрузку, находить узкие места и вовремя корректировать план. А если задача не успевает в срок — система через активити автоматически пересчитывает сроки и уведомляет команду.
Таким образом, воронка не просто фиксирует статусы — она управляет процессом, минимизирует риски и освобождает менеджеров от рутинных действий.
Таким образом, воронка не просто фиксирует статусы — она управляет процессом, минимизирует риски и освобождает менеджеров от рутинных действий.
Ход проекта
В 2 раза оперативнее формируются и согласуются проекты
На 40% снизилась
нагрузка на HR-отдел
нагрузка на HR-отдел
В 3 раза быстрее
обрабатываются
кадровые документы
обрабатываются
кадровые документы
Результаты автоматизации
После завершения внедрения автоматизации по КЭДО и проектам, Битрикс24 стал центральным инструментом для управления кадровыми документами и бизнес-процессами.
Обсудим проект и предложим решение для роста скорости, прозрачности и прибыли.
У Вас похожие задачи?
Знаем, как их решить
Знаем, как их решить
- Сотрудники точно знают, где найти свой договор, как подписать командировку и что делать, если истекает срок действия справки. Это дало чувство контроля и уверенности.
- Многие сотрудники раньше относились к электронным подписям с осторожностью. После внедрения они оценили удобство и безопасность КЭДО.
- Не нужно звонить, писать, бегать по офису — всё находится в одном месте. Это уменьшило стресс и повысило удовлетворённость от работы.
Настроенный в Битрикс24 функционал стал основой
всех операционных процессов
всех операционных процессов
