Бизнес-процессы в Битрикс24

Что такое бизнес-процессы в Битрикс24? Это алгоритм, который выполняет определенные действия, для достижения нужного результата. Это может быть процесс автоматического создания договора по сделке, заявление на отпуск, согласование счетов и др., то есть процессы, которые обычно протекают в компаниях.

Часто встречающийся процесс в компании это согласование и оплата счетов.

Для автоматизации данного бизнес процесса нужно узнать, какие статусы он проходит в вашей компании.

Например:

  1. Менеджер составляет счет и отправляет на согласование;

  2. Счет отправляется руководителю отдела на согласование. Если руководитель не согласовывает, то счет отправляется обратно к менеджеру на доработку. Если согласован то 3 шаг;

  3. Счет попадает к бухгалтеру, он его оплачивает. При необходимости вносит данные по счету. Если бухгалтер не может оплатить, то выполняется 5 пункт;

  4. Менеджеру и руководителю отдела уходит уведомление, что счет оплачен;

  5. Руководителю отдела уходит уведомление, что счет не может быть оплачен.

Дальше бизнес-процесс рисуется на бумаге или в редакторе.

2020-02-10_12-28-58.png

Виды БП.

Бизнес-процессы могут запускаться в вашей Живой ленте, в CRM, на диске. Самые востребованные это БП( так будем сокращать бизнес-процессы в дальнейшем) в сделках. И после их настройки многие забывают о таких же важных для компании процессах как согласование счета, заявление на отпуск и др. Их до сих пор многие не автоматизируют.

Поэтому сейчас мы посмотрим БП, который запускается из Живой ленты сотрудником.

По сложности выделяют два вида БП:

1. Последовательный;

2. БП со статусами.

Последовательные БП используются чаще всего, они линейны и просты. Но если в процессе вашей компании много согласований и циклов доработки, то вам нужен БП со статусами.

Пример построения бизнес-процесса.

Мы создадим простой цикл согласования счета. Но сделаем его в редакторе БП со статусами. Так будет проще его визуализировать.

Заходим в БП. Выбираем Процессы в ленте, потом нажимаем создать новый.

2.png

Теперь нам нужно настроить визуальную карточку процесса. Это то, что будет заполнять создающий БП.

4.png

В системе всегда есть одно поле – это «Название БП»,
его нельзя удалить, но можно подстроить под нужды вашего процесса (например, переименовать). Добавление полей осуществляется, так же как и в CRM. Об этом
у нас тоже есть статья.
Так все нужные поля готовы.
5.png

Теперь самое сложное – переходим к созданию самого
БП. Нажимаем Действия - Настроить бизнес-процесс. Выбираем БП со статусами.

Мы уже создали нужные нам статусы, которые будет проходить счет.

6.png

Чтобы настроить процессы в каждой из этих стадий нам необходимо нажать на Добавить и выбрать из списка вход в статус. Готово. Теперь давайте посмотрим, чем мы заполнили наши статусы.

Это схема входа в БП. Тут происходит обработка введенных данных. Мы записали в переменную кто создал процесс и установили стартовые статусы счета.

7.png
 

После выполнения первых двух действий счет отправится на согласование к руководителю. На этом этапе в Живой ленте появится сообщение для руководителя о том, что ему нужно просмотреть счет и согласовать или не согласовать его.

8.png

После согласования счет отправится бухгалтеру, а в случае с отказом счет уйдет менеджеру на доработку. Менеджер увидит это в живой ленте, а так же мы продублировали это сообщение  в уведомление для своевременной реакции инициатора счета. Как только менеджер внес правки, счет отправится обратно к руководителю на согласование.

9.png

Вот мы почти и согласовали счет.
Руководитель просмотрел. Что все внесенные изменения правильные. Согласовал счет. Теперь он отправился к бухгалтеру. Ему так же в Живую ленту приходит сообщение на оплату данного счета. Тут у него также есть выбор оплатить или отказать в оплате.

10.png

Если бухгалтер оплатил счет, то мы уведомляем об этом руководителя и менеджера. Если не оплатил, то мы так же информируем об этом участников БП.

Вот так проходит автоматизация. Конечно на практике все может быть намного масштабнее. Данных и согласований больше.  Нужно настраивать права доступа и тестировать, что бы все работало как часы. Бизнес-процессы это не дело пяти минут и не то, что должен настраивать менеджер или руководитель отдела. Тут много тонкостей, с которыми могут возникнуть сложности.

Заказать настройку автоматизации продаж с помощью триггеров и роботов, разработку бизнес-процесса любой сложности, а также интеграцию Битрикс24 с различными системами вы всегда можете у нас.

Людмила Гамаюнова
Специалист по внедрению Битрикс24

Smart Бизнес

Оставьте заявку и мы поможем вам эффективно автоматизировать бизнес