Как настроить роботов в CRM в Битрикс24

           В вашем бизнесе большое количество рутинных задач? Менеджеры  записывают в ежедневник десятки задач, напоминания себе напомнить клиентам, ежечасно отправляю клиентам шаблонные письма; руководители записывают/ запоминают точки контроля? Внедрение CRM или корпоративного портала позволит автоматизировать выполнение простых повторяющихся задач. В «Битрикс24» такую роль выполняют роботы. Что же такое роботы и триггеры?

           Роботы - это заранее спланированный алгоритм обработки лидов и сделок, который запускается когда элемент перешёл в нужный статус. Например, сделка перешла на стадию «Уточнить реквизиты» и менеджеру автоматически ставится задача уточнить реквизиты клиента (компании), а клиенту отправляется письмо или смс с запросом реквизитов.

Триггеры - автоматический перевод лидов и сделок в новый статус в ответ на событие, которое происходит по инициативе вашего клиента. Например, если пользователь заполнил форму на сайте - у нас есть вся необходимая информация, и мы можем сразу передвинуть лид в статус Качественный лид.

           Роботы есть на тарифах CRM+, Команда и Компания.

Как это может выглядеть в вашей CRM.

Допусти, в CRM есть статусы сделки:

·         Новая;

·         Предварительный счет;

·         В работе;

·         Финальный счет.

В регламенте компании прописано, что при попадании сделки в статус «Предварительный счет», менеджер должен уточнить информацию по сделке, потом сгенерировать предварительный счет и отправить его клиенту. После этого сделка переносится на статус «В работе». Все просто. Но это не значит, что менеджер сразу уточнит информацию и сгенерирует документ. У него может быть большая очередь дел. В результате сделка может зависнуть. В этом случае поможет робот. Посмотрим, на настройку.

Заходим в сделки и
выбираем любую сделку. Нажимаем кнопку роботы.
1 (1).jpg

Теперь нажимаем на кнопку настроить роботов.

2 (1).jpg

Далее будем создавать роботов. По регламенту менеджер должен уточнить информацию по сделке и сгенерировать предварительный счет. Под нужной стадией нажимаем «добавить». И выбираем нужного робота. В нашем случае, подходит робот, который создаст задание по сделке.

3 (1).jpg

Далее заполним окно задания. При чем, в текст можно вставлять информацию о сделке, клиенте и ответственном за сделку. Нужно просто нажать многоточие и выбрать нужные данные.

4.jpg

Таким же образом создадим второго робота, который будет автоматически генерировать предварительный счет.

5.jpg

Теперь создадим триггер. Выбираем нужную стадию и нажимаем «добавить». Выбираем из списка просмотр документа.

6.jpg

Теперь
не забываем нажать кнопку «сохранить». И все готово. Осталось протестировать
новых роботов.
6.jpg

Создадим новую тестовую сделку. Перенесем ее на стадию «Предварительный счет». И нам сразу придет оповещение о созданном задании.

7.jpg

После его выполнения открываем карточку сделки. Справа показано что задание выполнено и создан документ.

8.jpg

Нажимаем на ссылку «Предварительный счет 6». И копируем публичную ссылку на документ. Отправляем ее клиенту.
Теперь как только клиент посмотрит документ сделка перейдет в статус «В работе».

Тут может возникнуть вопрос. Как увидеть сработал ли робот? Тут все просто. Открываем нужную нам сделку. Нажимаем на кнопку «Робот». Отработавшие роботы будут помечены.

9.jpg

Таким образом, если в отделе продаж применяется утвержденный регламент по обработке лидов (сделок), который предписывает в определенном статусе (стадии) сделать необходимое действие, то триггеры и роботы помогут автоматизировать эти операции.

Если вариативность обработки данных выше или менеджер сам принимает решение, что делать в том или ином статусе (стадии), то лучше разработать бизнес-процесс. Он будет сложным, со статусами, циклами и ветвлениями, но позволит гибче работать в CRM.

Заказать настройку автоматизации продаж с помощью триггеров и роботов, разработку бизнес-процесса любой сложности, а также интеграцию Битрикс24 с различными системами вы всегда можете у нас.

Людмила Гамаюнова
специалист отдела внедрения Битрикс24

Smart Бизнес

Оставьте заявку и мы поможем вам эффективно автоматизировать бизнес