+79581009458
Кейс по внедрению

Документооборот на производстве

Пример настройки модуля для производственных бизнес-процессов
Обсудить проект
О клиенте Процесс внедрения Результаты
Наш клиент - это одно из ключевых предприятий в сфере машиностроения.

Компания уже много лет специализируется на разработке, изготовлении и поставке высокотехнологичного оборудования для предприятий нефтегазового и химического комплексов.

О Клиенте

Проблемы до внедрения документооборота

Сложные процессы согласований

В компании много разных согласований процессов и документов, которые нуждались в систематизации и упорядочивании

Согласования на бумаге

Приходилось много согласовывать, исправлять, подписывать бумажные документы вручную, что занимало «десятки часов» и приводило к задержкам и ошибкам

Много согласующих

В процессы согласования включены сотрудники разного уровня, из разных отделов компании, что часто приводило к задержкам и путанице

Отсутствие прозрачности и контроля

Некоторые сотрудники часто в командировках, сроки по согласованиям не соблюдались и было сложно отследить этапы и ответственных за просрочки
Перед стартом проекта мы провели подготовительную работу: определили ключевых заказчиков автоматизации внутри компании, сформулировали целевые выгоды, наметили этапы и темп работ.

Особое внимание уделили адаптации сотрудников и гибкости процессов — алгоритм корректировался по ходу реализации, чтобы решение точно соответствовало реальным потребностям бизнеса.

1

Отменили журналы

Полностью отменили предыдущий алгоритм согласований, он был неудобный и не соответствовал бизнес-процессам компании.
2

Упорядочили алгоритм

Изучили и выстроили заново алгоритм согласования, учитывая все необходимые этапы.
3

Настроили структуру информации по заявке

Выстроили четкую структуру информацию по заявке, которая должна участвовать в согласовании.
4

Настроили карточку заявки по структуре

Настроили карточку заявки со своими полями в соответствии со структурой.
5

Разделили согласования

Для удобства разделили согласования по тем, кто их запускает.
6

Настроили автоформирование документов

Настроили шаблон документов для быстрого согласования.

Как проходило внедрение

Какие процессы и документы настроили

  • Приказ на открытие заказа

  • Договор на поставку

  • Договор на закупку

10 минут

Видеокейс

Приказ на открытие заказа

Результаты внедрения

  • 100%

    Скорость согласования

  • 300%

    Трудозатраты

  • 200%

    Прозрачность и контроль

  • Результат 1

    За счет автоматизации рутинных ручных действий, предприятие быстрее согласовывает документы и процессы.

  • Результат 2

    Автоматизация сократила количество трудозатрат на каждое согласование и упростила согласование документов.

  • Результат 3

    Сотрудник видит процесс\документ на согласовании, кто и почему задерживает, что позволяет повлиять на процесс.

  • 1 Ситуация до:

    • относили бумаги для согласования 11 согласующим;
    • возвращались за согласованием 11 раз, редактировали, снова согласовывали;
    • заполняли несколько журналов.

  • 2 Ситуация до:

    • много бумажных документов;
    • тратилось много времени на утверждением разными сотрудниками.

  • 3 Ситуация до:

    • не соблюдались сроки;
    • трудно было контролировать и планировать загрузку сотрудников;
    • почти нереально посмотреть процесс согласования по завершенным заказам.
Обсудим проект и предложим решение для роста скорости, прозрачности и прибыли.

Обсудить проект
У Вас похожие задачи?
Знаем, как их решить

  1. Документооборот — этапы согласования, спецификации и комментарии хранятся прямо в сделке, исключая дублирование и потерю данных.
  2. Срок реализации проекта - 7 месяцев.
Настроенный функционал стал основой
всех согласований в компании
Made on
Tilda